Facturen

Facturen die uiterlijk 9 december 2025 worden ingediend, worden mogelijk dit jaar nog verwerkt en uitbetaald. De factuur moet voldoen aan de richtlijnen van Universiteit Leiden en de budgethouder moet de factuur tijdig goedkeuren.

Vanaf dinsdag 6 januari 2026 start de verwerking van facturen in BAS InSite. Tussen 9 december 2025 en 6 januari 2026 spreken we van een ‘freeze’-periode waarin binnengekomen facturen wel geregistreerd worden maar pas in januari 2026 worden verwerkt en uitbetaald.

Met deze overgang, komt ook het gebruik van de SAP-nummers te vervallen. Dit betekent dat in plaats van de vertrouwde SAP-codes, voortaan project-, en kostenplaatsnummers gebruikt worden om kosten en activiteiten te registreren. Over deze transitie naar andere boekingsreferenties volgt later informatie op deze webpagina.

• Meer informatie over Richtlijnen aanleveren inkoopfacturen derden en zelfstandigen
• Meer informatie over Richtlijnen aanleveren inkoopfacturen

Hoe worden leveranciers geïnformeerd?

De gecontracteerde leveranciers waar de universiteit mee samenwerkt worden op de hoogte gehouden over de relevante veranderingen die we doorvoeren en wat dit voor hen betekent. Voor je eigen directe contacten, hebben we gestandaardiseerde informatie beschikbaar, die je kunt delen. De belangrijkste deadlines voor 2025 worden in de brief benoemd.

Zorg ervoor dat je de gestandaardiseerde informatie aanvult met specifieke informatie, en deel de brief als PDF-bestand met de leverancier. In november ontvangen de leveranciers met openstaande bestellingen vanuit ASSC Financieel nog een mail over de aangepaste deadlines voor het indienen van facturen.