Universiteit Leiden

nl en

Vergoedingen en declaraties

De kosten die je maakt voor je werk krijg je in bepaalde gevallen (deels) vergoed. Bijvoorbeeld materiële onkosten, maar ook reiskosten voor woon-werkverkeer en voor dienstreizen. Bekijk de mogelijkheden.

Onkosten declareren

Heb je kosten gemaakt voor je werk? Dan kun je deze materiële kosten in bepaalde gevallen declareren.

  • Log in op Remote Werkplek
  • Kies SAP Self Service.
  • Dien je declaraties in het lopende kalenderjaar in, maar uiterlijk 3 maanden na afloop van het kalenderjaar.
  • Zorg ervoor dat je je betaalbewijzen in de vorm van bijvoorbeeld originele bonnen digitaal bij de hand hebt. 
  • Je activiteitenhouder en je budgethouder moeten in alle gevallen je declaratie goedkeuren. 

Declaratie indienen

Je krijgt een vaste vergoeding voor de reiskosten woon-werkverkeer. En je kunt bovenop de reiskostenvergoeding profiteren van een fiscaal voordeel. De reiskostenvergoeding bestaat uit:

  1. Vergoeding woon-werkverkeer
    Vanaf 2022 krijg je een vaste vergoeding uitbetaald voor dagen waarop je naar je werkplek reist. Deze vergoeding wordt gebaseerd op de reisdagen die je in het reisrooster op het Serviceplein invult. Je reisrooster hoef je slechts eenmalig in te vullen, na afstemming met je leidinggevende. Als je je reisrooster per september 2021 al hebt ingevuld en daarin is niets veranderd, dan hoef je niks meer te doen. Alleen bij structurele wijzigingen (wanneer je bijvoorbeeld minder dagen gaat werken), moet je het reisrooster aanpassen. 
     
  2. Verrekening reiskosten vanuit het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden
    In 2022 mag iedereen vanaf 1 februari bovendien weer (aanvullende) kilometervergoeding aanvragen via het keuzemodel arbeidsvoorwaarden. Ook deze kilometervergoeding wordt gebaseerd op de reisdagen die je in het reisrooster op het Serviceplein invult. 

Fiets je naar werk, of gebruik je je fiets om naar het bus- of treinstation te fietsen? Dan kun je de aankoop, de verzekering en het onderhoud van je fiets verrekenen via het keuzemodel arbeidsvoorwaarden.

Als je een binnenlandse dienstreis of buitenlandse dienstreis maakt, heb je recht op een vergoeding van de reis- en verblijfkosten. 

Werk je voor de universiteit, maar ben je niet in dienst? Dan kun je nog steeds bepaalde materiële kosten declareren. Je kunt hiervoor een digitaal declaratieformulier invullen. Van alle zaken die je wilt declareren, moet je een betaalbewijs bijvoegen. Scan je bonnen dus vantevoren. De activiteitenhouder en de budgethouder van de afdeling waarvoor je werkzaam bent moeten je declaratie goedkeuren.

Deze website maakt gebruik van cookies.  Meer informatie.