Buitenlandse dienstreizen
Ga je op dienstreis naar het buitenland? Vraag vooraf toestemming aan je leidinggevende.
Let op: nieuwe reisagent per 20 juli
Er is een contract afgesloten met een nieuwe reisagent voor buitenlandse dienstreizen. Vanaf 20 juli aanstaande boek je je buitenlandse dienstreizen via DGI (Diversity Group International). Vanaf dan vind je op deze pagina ook meer informatie over het boeken via DGI.
Heb je in het verleden reizen geboekt via UniGlobe, dan heb je een mail ontvangen met meer informatie.
Op de volgende data organiseert DGI een webinar in het Nederlands of Engels waarin je kennismaakt met de online omgeving. Je kunt je aanmelden voor een van de data door op de datum naar keuze te klikken en je te registreren:
Plan je buitenlandse dienstreis in de volgende stappen:
Stap 1: regel vooraf toestemming
Voordat je een buitenlandse dienstreis maakt, heb je toestemming nodig van je leidinggevende. Zie ook Werken in het buitenland. Reis je naar een land en/of gebied met de kleurcode oranje of rood, dan heb je ook vooraf toestemming nodig van de universiteit. Meer informatie hierover is te vinden op de pagina: Reizen naar risicogebieden.
Stap 2: controleer of je met de trein kan reizen
Dienstreizen met een afstand tot 500 km of een reisduur tot 6 uur maak je met de trein. Onze Travelmap (ook beschikbaar als PDF) kan je helpen bij het plannen van je treinreis.
Stap 3: boek je reis via UniGlobe
Als je een buitenlandse dienstreis maakt, boek je je reis via Uniglobe. De originele factuur stuurt Uniglobe door naar de universiteit. Je hebt hier geen omkijken naar.
Stap 4: installeer de Hienfeld Travel Assistance app
Voor buitenlandse dienstreizen hoef je zelf geen zakenreisverzekering af te sluiten. Je kunt gebruikmaken van de collectieve verzekering van de universiteit. De polisvoorwaarden vind je op de pagina Collectieve dienstreisverzekering. Installeer voorafgaand aan de reis de Hienfeld Travel Assistance app. Deze app maakt het mogelijk om waarschuwingen te ontvangen voor het gebied waar je je bevindt. Ook kan (uitsluitend geautoriseerd personeel van) de universiteit hierdoor in onverhoopte noodgevallen zien in welk gebied je je bevindt gedurende de dienstreis en de nodige maatregelen treffen.
Stap 5: maak een afspraak voor vaccinaties
Ga je naar een land met een verhoogd gezondheidsrisico, dan kun je een afspraak maken met VGM Arbodienst+. Hier kun je terecht voor adviezen, vaccinaties en malariarecepten.
Stap 6: declareer je dienstreis via BAS InSite
Kosten voor logies, maaltijden, kleine uitgaven en transport declareer je via BAS InSite. Voor sommige kosten zijn er vaste vergoedingstarieven. Ook moet je voldoen aan een aantal voorwaarden. Voor meer informatie kijk je bij Vergoeding buitenlandse dienstreis.
Digitale meetings en online vergaderen
De Covid-19 pandemie heeft ons laten zien dat het mogelijk is om vergaderingen en evenementen virtueel te organiseren. Vraag jezelf, voordat je op reis gaat, af of je een vergelijkbaar resultaat zou kunnen behalen met online vergaderingen.