AFAS
Per 1 januari 2026 stapt Universiteit Leiden over op een toekomstbestendig softwaresysteem voor HR, financiën en inkoop: AFAS. Met het nieuwe systeem optimaliseert en standaardiseert de universiteit haar processen. Het invoeren en aanpassen van (persoonlijke) gegevens wordt dankzij dit systeem een stuk gebruiksvriendelijker.
Vanuit het Strategisch Plan werkt Universiteit Leiden aan het versterken van de organisatie en de processen. Door de 'Basis op Orde' te brengen creëren we 'Ruimte voor Vernieuwing'. Dat betekent een nieuwe werkwijze gericht op vertrouwen, harmonisering, integraliteit en samenwerking, en levert een efficiëntere bedrijfsvoering op.
Meest gestelde vragen
Jazeker. Jij krijgt in januari 2026 met AFAS te maken, omdat het SAP vervangt. In AFAS vind je jouw eigen personeelsadministratie. Het systeem gebruik je via de app op je mobiele telefoon, tablet of computer. Je vraagt eenvoudig verlof aan, geeft een adreswijziging door, declareert onkosten, bekijkt je salarisspecificatie of geeft je keuzes uit het keuzemodel arbeidsvoorwaarden door.
Het nieuwe systeem ondersteunt de HR-, financiële- en inkoopprocessen. Daardoor werken sommige collega’s - zoals HR-medewerkers, (business) controllers, managementassistenten, leidinggevenden en administratief medewerkers - intensiever met AFAS dan anderen. Voor hen verandert er dus meer. Het systeem beïnvloedt de manier van werken en biedt voordelen in gebruiksvriendelijkheid, met meer inzicht en overzicht in processtappen. Het bestellen van goederen (bijvoorbeeld bloemen of kantoorartikelen) via de moderne portal wordt aantrekkelijker en eenvoudiger. Medewerkers die minder vaak met AFAS werken, merken vooral dat hun persoonlijke administratie sneller en makkelijker te regelen is via het intuïtieve systeem.
Een nieuw systeem in gebruik nemen kost tijd. Naast het inrichten van AFAS, data omzetten vanuit het oude systeem en zorgen voor de aansluiting op zo’n 83 andere systemen, gebeurt er nog veel meer. Om dit fundament onder de basisadministratie klaar te zetten wordt de organisatie hier grondig op voorbereid door het Programma BAS (Bouwen aan Samenwerking). Het systeem en de nieuwe werkwijze laten landen in de organisatie verloopt via Lokale AFAS Teams (LAT), onder leiding van een voorzitter. Als belangrijke taken hebben zij: inventariseren van de communicatie- en trainingsbehoeften, het implementatieplan toepassen op het eigen organisatieonderdeel en signaleren van specifieke aandachtspunten.
Tot en met september is het Programma BAS bezig met de inrichting van de losse onderdelen in het systeem. Daarna wordt de hele keten voor HR, financiën en inkoop uitgebreid getest. AFAS is erg gebruiksvriendelijk, voorzien van veel uitleg en werkinstructies in het systeem zelf. De medewerkers voor wie er veel gaat veranderen worden in november/december getraind, zodat iedereen vanaf januari 2026 goed voorbereid met het nieuwe systeem kan werken. Waar nodig worden er e-learnings, inloopspreekuren en webinars samen met de Lokale Afas Teams georganiseerd.
Vragen
Heb je andere vragen over AFAS? In de aanloop naar 1 januari 2026 word je via deze pagina op de hoogte gehouden van de veranderingen. Via nieuwsbrieven worden de relevante medewerkers vanuit het Programma BAS op de hoogte gehouden van de voortgang.
- Wil je de maandelijkse nieuwsbrief over AFAS ontvangen? Stuur dan een mail naar: programma-erp@leidenuniv.nl
- Voor meer achtergrondinformatie kun je terecht op de Sharepoint-pagina.
- Stel je vraag aan de voorzitter van jouw Lokale AFAS Team.