9 oktober 2025

Per 16 oktober wordt een volgende stap gezet in de beveiliging van bestanden op Teams/SharePoint en OneDrive. Op Microsoft 365-bestanden wordt voortaan automatisch het vertrouwelijkheidslabel 'intern' toegepast. Ook worden documenten met gevoelige inhoud, zoals adresgegevens, bankgegevens, wachtwoorden en IP-adressen, automatisch versleuteld (‘encrypted’).

Wat betekent dit voor jou?

Een document dat je aanmaakt en/of opslaat in OneDrive en Teams/SharePoint krijgt vanaf 16 oktober automatisch het label ‘intern’ als het geen gevoelige informatie bevat. Vooralsnog heeft dit geen gevolgen voor het delen of samenwerken aan het bestand. Je kunt het label handmatig aanpassen naar een ander label (bijvoorbeeld 'openbaar'), mocht je dit willen.

Staat er gevoelige data in je bestand? Dan wordt hierop automatisch het label ‘vertrouwelijk’ toegepast. Ook wordt het document versleuteld. Een versleuteld bestand kun je alleen delen met anderen door hun lees- of schrijfrechten te geven. De herkenning van gevoelige gegevens gaat automatisch en wordt op basis van herkenbare cijfer- of letterpatronen toegepast, net zoals bij autocorrectie bijvoorbeeld.

Het label ‘geheim’ wordt niet automatisch toegepast; dit moet je handmatig doen. Als je hiervoor kiest, wordt het bestand automatisch versleuteld en kun je zelf bepaalde restricties op het document zetten. Denk daarbij aan het instellen van een verloopdatum of bepalen wie het document wel/niet mag printen en kopiëren. 

Wat zijn vertrouwelijkheidslabels?

Vertrouwelijkheidslabels zijn een hulpmiddel om data binnen de universiteit te beveiligen.  Ze worden toegepast in de Microsoft 365-omgeving (SharePoint/Teams/OneDrive en Outlook) en helpen bij het beschermen van gevoelige informatie zoals adresgegevens, bankgegevens, wachtwoorden en IP-adressen. Een vertrouwelijkheidslabel geeft aan hoe de gegevens minimaal beveiligd moeten zijn en hoe je met deze gegevens moet omgaan. De vier soorten labels zijn: 'openbaar', 'intern', 'vertrouwelijk' en 'geheim'.