20 maart 2026

Het is tijd voor een voorjaarsschoonmaak! Naast het zemen van de ramen, kan Windows op je werklaptop ook een opfrisbeurt gebruiken. Het te lang of verkeerd opslaan van documenten kan mogelijk een datalek veroorzaken, en net zoals met schoonmaken, zijn de kleine hoekjes ook belangrijk. Kijk vooral eens naar tip 3, daar kun je direct al mee aan de slag.

1. Verwijder alle bestanden die je niet langer nodig hebt 

Stel, een collega maakt een inventarisatielijst voor een kraamcadeau. Staat die lijst weken later nog op je laptop met allerlei namen van collega’s? Dat is waarschijnlijk niet meer nodig. En zo bewaar je misschien nog wel veel meer onnodige bestanden. Ga daarom eens door je documenten en downloads en vraag jezelf af of je deze nog gaat gebruiken. Is het antwoord nee? Verwijder dan het bestand. Twijfel je of je iets mag verwijderen? Neem dan contact op met de afdeling Documentaire Informatievoorziening en Archiefbeheer via dia@assc.leidenuniv.nl. Zij weten exact welke documenten bewaard moeten blijven. 

2. Vernietig sollicitatiegegevens op tijd 

Bij werving en selectie worden persoonsgegevens van sollicitanten verwerkt, denk aan cv’s, motivatiebrieven, VOG's en overige correspondentie. Deze gegevens mogen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk. Is een sollicitant niet aangenomen? Dan moeten de sollicitatiegegevens na de procedure binnen 28 dagen worden geanonimiseerd in het Talent- en Ontwikkelplatform. Dit kun je heel gemakkelijk zelf doen door de status van de kandidaat te wijzigen naar 'Afgewezen'. De meeste gegevens zullen in het Talent- en Ontwikkelplatform worden verwerkt. Alleen in uiterst noodzakelijke gevallen mogen sollicitatiegegevens via de mail of lokaal verwerkt worden. Als dit gebeurt wees hier dan extra scherp op en verwijder altijd ook de gegevens die niet in het Talent- en Ontwikkelplatform staan. Extra tip: zoek op ‘CV’ in je mailprogramma of Verkenner.    

3. Sla zoveel mogelijk op in OneDrive en Teams

Alles wat je lokaal (op de C-schijf) opslaat ben je ook écht kwijt als je je laptop verliest. Het is voor de universiteit belangrijk dat informatie beschikbaar blijft. Je kunt je documenten eenvoudig verslepen naar je OneDrive map.  Werk je samen met collega’s? Sla dan je documenten op in Teams en deel deze met personen die het document nodig hebben

4. Neem afscheid van de medewerker én zijn gegevens 

Vertrekt een medewerker weer? Dan mag je de meeste gegevens van deze medewerker maximaal twee jaar bewaren. Denk daarbij aan beoordelingsgesprekken, correspondentie omtrent ontslag of ziekte en arbeidsovereenkomsten. Wil je andere medewerkersdocumenten en/of gegevens verwijderen dan hier genoemd? Vraag dit dan eerst na bij de afdeling Archiefbeheer of het Privacy Office.