5 oktober 2026

Mails sturen, teksten bewerken, bestanden delen: elke dag opnieuw werk je met allerlei soorten informatie en gegevens. Wist je dat je met één kleine handeling een enorm verschil kan maken in het veilig houden van die informatie en het voorkomen van een datalek?

Om onze data en gegevens te beschermen, maakt de universiteit gebruik van vertrouwelijkheidslabels in Microsoft 365 documenten en e-mails. Dit zijn een soort etiketten die laten zien hoe gevoelig of vertrouwelijk bepaalde informatie is, en hoe je met een bestand moet omgaan. Mag het bijvoorbeeld online worden gepubliceerd, of via de mail worden gedeeld met anderen? Een label zorgt er daarnaast voor dat gevoelige informatie wordt beveiligd en niet zomaar kan worden gedeeld, gedownload of gekopieerd.

Welke labels zijn er?

Er zijn vier verschillende soorten vertrouwelijkheidslabels: openbaar, intern, vertrouwelijk en geheim. In deze flowchart kun je zien welk label wanneer van toepassing is. Hieronder benoemen we per niveau alvast een aantal voorbeelden:

• Openbaar: gepubliceerd onderzoek, vacaturetekst, informatie over opleidingen
• Intern: conceptanalysebestand, werkafspraken, scriptiebeoordelingen
• Vertrouwelijk: onderzoeksvoorstel, herleidbare onderzoeksdata, arbeidscontracten, GROW-verslagen, facturaties, cijferlijsten, toetsmateriaal
• Geheim: dual-use informatie, aantekeningen van een studentpsycholoog, strafrechtelijke documentatie, strategische besluiten vóór bekendmaking

Hoe voeg je een label toe?

Op Microsoft 365-bestanden wordt standaard een vertrouwelijkheidslabel toegepast (vaak ‘intern’). Wil je in Word, Excel of PowerPoint een vertrouwelijkheidslabel wijzigen? Ga dan via Start naar ‘Gevoeligheid’ in het lint bovenin. Daar kun je een van de vier labels aanzetten. Voor Outlook staat de knop ‘Gevoeligheid’ rechts in het berichtenvenster.

Waarom is labelen belangrijk?

Vertrouwelijkheidslabels helpen voorkomen dat gevoelige gegevens per ongeluk op de verkeerde plek terechtkomen of gedeeld worden met onbevoegden. Zonder duidelijke labeling van data is het daarnaast niet mogelijk om AI-tools op een veilige en verantwoorde manier te gebruiken binnen de universiteit. Het inzetten van vertrouwelijkheidslabels draagt tot slot bij aan de naleving van privacy wet en -regelgeving.