TEC brengt onderwijslogistiek op één lijn
13 oktober ging het nieuwe onderwijslogistieke systeem TEC (TimeEdit) Curriculum officieel live. Na een lang en intensief proces, markeert dit moment een belangrijke stap richting een effectievere en meer transparante inrichting van het curriculum. Karin van der Zeeuw (Regisseur Onderwijslogistiek bij SOZ) en Pieter Rotteveel (projectleider TEC), vertellen over het proces.
Wat is TEC?
TEC (TimeEdit Curriculum) is een bronsysteem waarin alle onderwijsinformatie wordt opgenomen: vakken per studiejaar, keuzevakken, extra curriculaire onderdelen en de koppeling van docenten. TEC verbindt deze informatie aan uSis zodat alles up-to-date blijft. Karin vertelt: ‘We zijn af van alle honderden Excel bestanden en mailtjes. Het moet een zegen zijn voor alle laptops, computers en j-schijven.’
Waarom TEC?
Volgens Pieter is TEC vooral een antwoord op de versnippering van informatie binnen de universiteit. ‘Leiden houdt van mailen,’ zegt hij met een knipoog, ‘maar dat is erg foutgevoelig en leidt vaak tot dubbel werk.’ TEC zorgt ervoor dat iedereen toegang heeft tot dezelfde, actuele informatie, zodat er meer transparantie is en minder extra werk gedaan hoeft te worden. ‘Daarnaast wordt het archief ook beter beheerd, en het zal de werkdruk verminderen,’ voegt Karin toe, ‘het komt erop neer dat er één enkele bron van informatie is en dus maar één waarheid.’
Een uitdagend project
De invoering van TEC is geen eenvoudige klus. ‘Iedere faculteit heeft zijn eigen werkwijze’ legt Karin uit. ‘Het is lastig om alle wensen mee te nemen.’ Pieter benadrukt dat het geen ‘rocket science’ is, maar dat de echte uitdaging zit in iedereen meekrijgen. ‘Nuances tussen verschillende faculteiten moet je terug kunnen zien in het systeem. We moeten niet willen uniformeren maar harmoniseren.’
Ook op technisch gebied is TEC een opgave, ‘We hebben hier niet de grootste IT-afdeling op het gebied van koppelsystemen,’ legt Pieter uit, ‘dus er moet veel nieuwe kennis overgedragen worden.’
Wat verandert er voor medewerkers?
Voor docenten en onderwijscoördinatoren betekent TEC een vermindering van administratieve lasten. Informatie is makkelijker te vinden en te delen. Voor facultair functioneel beheerders (FFB’ers) verandert er ook veel: sommige taken verschuiven van decentraal naar centraal, wat voor hen tijdelijk tot meer werkdruk kan leiden. Maar op lange termijn is het ook voor functioneel beheer een efficiënter systeem, ‘het is een win-win situatie,’ zegt Karin.
Support en tijdlijn
In de eerste week na de livegang waren er dagelijks digitale inloopspreekuren tijdens de lunchpauze. Daarnaast waren er FFB’ers en ambassadeurs beschikbaar voor hulp. Ook is er een screensteps aangemaakt met duidelijke instructies over TEC gebruik. Medewerkers kunnen terecht bij het centrale team via fb-onderwijsvoorbereiding@sea.univ.nl
Het curriculum onderdeel van TEC is nu live, en de volgende stap is de lancering van de studiegids, dat staat gepland voor december. Pieter noemt dit ‘nog spannender’, omdat veel meer mensen ermee gaan werken. Hoewel TEC nu actief is, blijft het systeem in ontwikkeling. ‘Een proces is nooit in marmer gebeiteld,’ zegt Karin. ‘Er zullen altijd aanpassingen nodig zijn.’
