Universiteit Leiden

nl en

Alumnidatabase (CRM)

De afdeling Alumnirelaties en Fondsenwerving beheert de alumnidatabase van de Universiteit Leiden. Op dit moment omvat de alumnidatabase ongeveer 105.000 geregistreerde alumni.

Gebruik database

De alumnidatabase wordt gebruikt voor:

  • Registratie van contactgegevens
  • Registratie van opleidingsgegevens (vanuit uSis)
  • Registratie van aanvullende gegevens zoals arbeidmarktgegevens, nevenactiviteiten, bestuursfuncties en deelname aan evenementen en activiteiten.
  • Registratie van communicatiewensen
  • Genereren van verzendlijsten voor mailings aan alumni.

Het systeem registreert wat iedere alumnus aan communicatie ontvangt, zodat dit goed op elkaar kan worden afgestemd.

Ledenadministratie studie- en alumniverenigingen

Op één plek contactgegevens van alumni beheren heeft een aantal voordelen. Eén gedeelde database maakt dat alumni maar één maal een adreswijziging hoeven door te geven. Losse bestanden bij verschillende afdelingen kunnen soms oude contactgegevens bevatten. Daarnaast scheelt het faculteiten en opleidingen tijd, omdat de medewerkers van het alumnibureau alle mutaties verwerken.  Uiteraard is het alumnibestand toegankelijk voor Iedereen binnen de universiteit die op regelmatige basis het alumni bestand wil inzien of contact heeft met alumni. Meer weten of een account aanvragen? Neem contact op met  database@alumni.leidenuniv.nl

Mailing aanvragen

Mailings aan alumni worden alleen verstuurd vanuit de alumnidatabase door de afdeling Alumnirelaties & Fondsenwerving. Zo worden altijd de meest up-to-date gegevens gebruikt en wordt voorkomen dat alumni in korte tijd een groot aantal e-mails ontvangen. Alumni kunnen deze mails anders mogelijk als spam ervaren met als resultaat dat ze zich afmelden.

Wilt u een groep alumni mailen? Dan kunt u een aanvraag doen. Houd hierbij rekening met de volgende zaken:

  • Kleine mailings (tot 1.000 ontvangers) vraagt u twee weken van tevoren aan.
  • Grotere mailings (vanaf 1.000 ontvangers)  vraagt u een maand van tevoren aan.
  • In overleg wordt de exacte verzenddatum bepaald.
  • Aanlevering van informatie over de ontvangers en over de inhoud van de mailing verloopt via een standaard aanvraagformulier.
  • Opmaak van de mailing gebeurt door de afdeling Alumnirelaties en Fondsenwerving. Opgemaakt aanleveren is dus niet nodig. U levert alleen de tekst en de afbeeldingen aan. De opmaak van de mailing wordt wel met u overlegd. 

De afdeling houdt rekening met de volgende zaken:

  • Het aantal mailingen dat een alumnus in een bepaalde periode ontvangt. Ervaring leert dat te veel mailingen in een korte periode het aantal uitschrijvingen van alumni doet stijgen. Om dit te voorkomen coördineren wij het aantal mailingen dat naar alumni verzonden wordt.
  • Standaard opmaak van de mailing in de huisstijl van de universiteit.

Alumnimailings

Mailing aanvragen

Deze website maakt gebruik van cookies. Meer informatie