5 vragen aan het Faculteitsbestuur over de gedragscode digitale communicatie
Deze maand is de nieuwe gedragscode voor digitale communicatiemiddelen van kracht geworden. Waarom moest deze code er komen? En wat hebben we er als faculteit aan? Decaan Mark Rutgers en vice-decaan Mirjam de Baar geven uitleg.
Steeds meer mensen ervaren werkdruk door digitale communicatiemiddelen. Media als e-mail en Signal (WhatsApp) zorgen ervoor dat we dag en nacht bereikbaar zijn, wat kan zorgen voor een toegenomen gevoel van werkdruk en altijd ‘aan’ staan. In de gedragscode digitale communicatie zijn daarom tips opgenomen over bereikbaarheid, beschikbaarheid en bewuste communicatie.
Waarom moest de gedragscode er komen?
Mirjam: ‘We zijn meer thuis gaan werken door de coronacrisis, waardoor er ook steeds meer digitaal verkeer is. Vroeger stuurde je een brief en dan hoopte je binnen veertien dagen een antwoord te hebben. Tegenwoordig heb je antwoord voor je bij de koffieautomaat bent. Als je ook ’s avonds of in de weekenden op die manier communiceert, kan de ontvanger de indruk krijgen dat er op dat moment een beroep op diegene wordt gedaan. Wij willen met de code uitdragen dat niemand 24/7 aan kan staan, dat het ook belangrijk is om rust te nemen.’
Wat is het doel van de gedragscode?
Mark: ‘We willen met de code mensen laten nadenken over het effect van hun mailgedrag op de ontvanger. Jij kunt wel iets willen weten of iets willen mededelen aan de ander, maar is dit ook het moment om dat te doen? Als je vrijdagmiddag om 15.00 uur nog een mail stuurt, moet je je realiseren dat de collega’s in het weekend over iets gaan nadenken waar ze op dat moment niets aan kunnen doen. Met de code zeggen we: “Stuur die mail dan op maandagochtend.”’
In hoeverre is de gedragscode dwingend?
Mark: ‘Het is geen regelgeving, je krijgt geen salariskorting als je toch na 19.00 uur mailt. Sterker nog, ik kan me voorstellen dat het soms kan ontlasten als een collega zit te wachten op een bericht en jij ’s avonds nog belt. Met de gedragscode hopen we het vooral gemakkelijker te maken om elkaar erop aan te spreken als het niet goed werkt. Het zou mooi zijn als mensen bij de koffieautomaat kunnen zeggen: “Joh, ik voel me vaak opgejaagd door die mails ’s avonds laat.”’
De gedragscode wordt nu ingevoerd. Wat kunnen we hierna verwachten?
Mirjam: ‘De code is nog heel erg gericht op collega’s onderling, maar het is ook belangrijk om aan studenten duidelijk te maken dat docenten niet voortdurend bereikbaar zijn. Als je een mail stuurt, hoeft dat niet te betekenen dat je dezelfde avond nog antwoord krijgt. We willen dat duidelijk gaan communiceren naar studenten, zodat zij ook weten wat ze mogen verwachten.’
Mark: ‘Dat verwachtingsmanagement werkt naar twee kanten. De studenten weten waar ze aan toe zijn en tegelijkertijd voelen de docenten zich gesteund. Als je het duidelijk laat weten aan je studenten, is het prima om te zeggen: “Ik check mijn e-mail op maandagochtend en één uur voorafgaand aan het college, verder niet.”’
Als leidinggevenden hebben jullie volgens de gedragscode een voorbeeldfunctie. Wat doen jullie zelf om je mailgedrag prettig te maken voor de ontvanger?
Mirjam: ‘Als ik een dag met veel vergaderingen en meetings heb gehad, vind ik het fijn om ’s avonds mijn mail weg te werken, maar ik verwacht dan geen antwoord meer. Daarvoor vind ik de knop ‘uitgesteld verzenden’ ideaal. Mijn mailbox is dan leeg, terwijl de ontvanger niet het gevoel heeft meteen te moeten reageren op een e-mail van de vice-decaan.’
Mark: ‘Die knop gebruik ik ook vaak. Verder stuur ik vaak een WhatsAppje of Signal-berichtje voor ik iemand opbel om te peilen of het uitkomt. Ik probeer mails ook kort en bondig te houden en niet iedereen in de cc te zetten. E-mail is geen medium om vijftig A4’tjes te delen met een groep mensen.’
De gedragscode digitale communicatie is hier te lezen.