Het strategisch plan in de praktijk brengen? ‘Dat doen we samen’
Een strategisch plan dat leeft bij de medewerkers. Zo omschrijft Maaike Barkema haar werk als strategisch secretaris. Haar taak? Ervoor zorgen dat het strategisch plan ook echt in de praktijk wordt gebracht. ‘Mijn werk is net als puzzelen: ik breng de juiste mensen bij elkaar en zorg ervoor dat alle stukjes op hun plek vallen.’
Met de combinatie van onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering is Maaike helemaal in haar element. Een bètaomgeving is voor haar het neusje van de zalm. ‘Hier zijn de dingen ongewoon; labs heb je niet overal, voorzieningen als de onze vragen soms om maatwerk. En de doelgroep is fijn om mee te werken, bij de universiteit en zeker ook op onze faculteit werken intelligente collega’s en keiharde werkers. Ik vind het geweldig dat ik hen samen kan brengen en de gezamenlijke denkcapaciteit kan bevorderen, zodat we vernieuwingen implementeren, lopende processen verbeteren en zo onze faculteit versterken.’
Van bedrijfsvoering wil je niets merken
Hoe ze haar werk doet? Aan de hand van tien programma’s die ontwikkeld zijn op basis van het strategisch plan. ‘Die programma’s voeren we gefaseerd uit. Op dit moment werken we aan drie programma’s: Besturingsmodel, Integrale Bedrijfsvoering en Erkennen & Waarderen.’ Maaike is de kwartiermaker van Integrale bedrijfsvoering. In dit programma kijkt ze hoe de bedrijfsvoering soepel kan verlopen binnen de faculteit. De focus ligt op het implementeren van vernieuwingen en het verbeteren van processen. ‘Van bedrijfsvoering wil je eigenlijk niets merken. Als je bijvoorbeeld elke keer moet uitzoeken hoe je een declaratie indient, dan levert dat werkdruk op. Dat betekent dat er iets niet goed gaat en je dus iets moet veranderen.’
De werkdruk omlaag en het werkplezier omhoog
Het proces van onboarden is een mooi voorbeeld. De ene collega krijgt op zijn eerste werkdag een koffiepas, de ander niet. Voor de een wordt een bloemetje geregeld, voor de ander niet. Ook komt het voor dat op de eerste werkdag nog geen laptop klaarstaat. Is dat erg? ‘Niet altijd’, vindt Maaike, ‘maar ons doel is om het proces van onboarden makkelijker te maken. Eigenlijk wil je dat je met één klik iets kan regelen. Sommige instituten hebben een checklist, andere instituten niet. Het risico is dat we steeds weer opnieuw het wiel uitvinden. Dat zorgt voor onnodige werkdruk. We kunnen dus efficiënter gaan werken. Zorgen dat zo’n checklist voor iedereen geautomatiseerd beschikbaar is. Daardoor gaat de werkdruk omlaag en het werkplezier omhoog. Dat willen we allemaal, toch?’
'Als we onze processen slimmer regelen gaat de werkdruk omlaag en het werkplezier omhoog'
Meer samenwerken
Want door omslachtige of onduidelijke processen ontstaat er wrijving, constateert Maaike. Meer samenwerken is volgens haar de sleutel tot succes. ‘Nu zijn het vaak individuen die met een stukje van een proces bezig zijn. Het helpt als die individuen elkaar leren kennen. Hoe ben jij ermee bezig en hoe kan dat mij helpen? Dat geldt vooral voor de ondersteunende staf.’
Veranderingen doorvoeren kost tijd
Naast haar toewijding aan haar werk, waardeert Maaike vooral het menselijke aspect van haar functie. ‘Het leukste onderdeel van mijn werk is mensen samenbrengen en de samenwerking bevorderen,’ deelt ze. ‘Door teams te bouwen waar iedereen betrokken is, creëren we een cultuur van gezamenlijk succes.’
Sommige aspecten van haar werk zijn lastig, vooral als het gaat om veranderingen die langzaam gaan. ‘Het is soms wel eens moeilijk als dingen niet zo snel gaan als je zou willen,’ geeft ze toe. ‘In een organisatie met complexe processen en verschillende betrokkenen kan het implementeren van nieuwe werkwijzen veel tijd kosten. Daarom denken we in de komende tijd uit hoe we dit op een slimme manier kunnen doen: enerzijds zo snel mogelijk en anderzijds met voldoende betrokkenheid van de organisatie.’