De richtlijn is van toepassing op alle promovendi van de Universiteit Leiden. Een deel is niet voor buitenpromovendi van toepassing. Eventuele uitzonderingen worden per artikel vermeld.

De verschillende promovendi-typen vind je terug in de richtlijn.

Richtlijn

1.    Alle promovendi worden bij aanvang geregistreerd in het HRM medewerkersregistratie¬systeem van de Universiteit of dat van het LUMC en in het promovendivolgsysteem Converis van de Graduate School. Voor buitenpromovendi geldt dat zij zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen één jaar na het eerste contact met de beoogd promotor, worden ingeschreven in het HRM medewerkersregistratiesysteem van de Universiteit of dat van het LUMC en in het promovendivolgsysteem Converis. (Zie Hoofdstuk 2 van het promotiereglement voor toelichting over aanvang van het promotietraject).

2.    Alle promovendi hebben recht op een LU-Card die hen toegang geeft tot de bibliotheek. Met uitzondering van de buitenpromovendi kunnen alle promovendi zonder kosten gebruik maken van kopieer- en printfaciliteiten, binnen de regels die in de faculteiten gelden voor het wetenschappelijk personeel.
 
3.    Met uitzondering van buitenpromovendi hebben alle promovendi recht op een werkplek in de faculteit.
 
4.    Met uitzondering van buitenpromovendi worden alle promovendi in de gelegenheid gesteld om, binnen redelijke grenzen, tijdens hun dienstverband tenminste tweemaal een wetenschappelijk congres te bezoeken. 
 
5.    Faculteiten dienen kandidaat-promovendi bij toelating tot de Graduate School duidelijk te informeren over de beschikbare faciliteiten (inclusief cursussen, onderzoekskosten, e.d.).
 
6.     Voor elke promovendus wordt aan het begin van het promotietraject een opleidings- en begeleidingsplan opgesteld. Voor promovendi in dienst en voor beurs- en extern gefinancierde promovendi geldt hiervoor een termijn van drie maanden na formele aanvangsdatum van het PhD traject (aanstellingsdatum) en voor buitenpromovendi wordt een termijn van maximaal zes maanden na toelating tot de graduate school aangehouden. Zie Hoofdstuk 2 van het promotiereglement voor toelichting over aanvang van het promotietraject. 
 
7.    Elke promovendus heeft naast de promotor minimaal één andere begeleider of co-promotor . In het opleidings- en begeleidingsplan wordt vastgelegd hoe de verantwoordelijkheden worden verdeeld tussen de verschillende begeleiders.  
 
8.    Jaarlijks vindt er met elke promovendus in dienst een resultaat- en ontwikkelingsgesprek plaats. Jaarlijks vindt er met elke promovendus (in het geval van buitenpromovendi tweejaarlijks) een annual review- of monitoringsgesprek met één of twee onafhankelijke plaats, waarbij de kwaliteit van de begeleiding een belangrijk onderwerp van gesprek is.
 
9.    In elk promotietraject wordt, na een in het opleidings- en begeleidingsplan vastgestelde periode, een go/no go-beslissing genomen, die schriftelijk wordt vastgelegd. Voor promovendi in dienst en voor beurs- en extern gefinancierde promovendi geldt dat de go/no-go beslissing aan het einde van het eerste jaar wordt genomen. Voor buitenpromovendi geldt dat de beslissing op zijn vroegst na één jaar en ten laatste na twee jaar genomen moet worden. 

10.    a. Met uitzondering van de buitenpromovendi volgt elke promovendus verplicht een bij aanvang van het promotietraject vast te stellen opleidingsplan. Het plan beslaat het gehele promotietraject en bestaat uit minimaal:

• 140 uur aan wetenschappelijke trainingsactiviteiten (vakinhoudelijke trainingen, congresbezoek, e.d.)
• 140 uur aan trainingsactiviteiten op het gebied van transferable skills (zoals presenteren, academisch Engels, time management, loopbaanoriëntatie, ondernemerschap, onderwijs geven (hiervan mag max 20 uur worden opgevoerd), het behalen van het BKO deelcertificaat), waaronder tenminste één training op gebied van wetenschappelijke integriteit.

10.    b. Voor buitenpromovendi geldt dat ten minste de cursus ‘wetenschappelijke integriteit’ verplicht gevolgd moet worden. Daarnaast geldt dat in overleg met de beoogd begeleider wordt vastgesteld welke behoeften de buitenpromovendus heeft ten aanzien van het volgen van cursussen die noodzakelijk zijn voor het goed kunnen uitvoeren van het promotieonderzoek. Omdat het instituut of de faculteit de kosten voor deze cursussen zal moeten dragen dient het voorstel voor het volgen van cursussen voor de start van het PhD traject aan de WD of decaan te worden voorgelegd. Gaat de WD of decaan niet akkoord dan kan er niet worden gestart met het beoogde promotietraject.

10.     c. De decaan kan namens het College voor Promoties op gemotiveerd verzoek ontheffing verlenen op specifieke onderdelen van deze verplichting.

11.    Iedereen die bevorderd wordt van UD tot UHD moet binnen een jaar de cursus ‘Begeleiden van promovendi’ volgen. Ook stafleden die voor het eerst promovendi gaan begeleiden (als promotor, co-promotor of dagelijks begeleider) moeten een cursus op dit gebied volgen.

12.    Elk instituut of faculteit organiseert periodiek een bijeenkomst voor de eigen promovendi over de arbeidsmarktperspectieven. Dit kan ook door meerdere instituten of faculteiten gezamenlijk gedaan worden.