Van thuiswerken naar hybride werken: langzaam naar het nieuwe normaal
Vanuit huis werken is van de ene op de andere dag ‘het nieuwe normaal’ geworden voor vrijwel alle medewerkers van de universiteit Leiden. En net zo plots lijkt het, gaan we nu weer terug naar werk. ‘Maar dat zal anders zijn dan voorheen, naar verwachting zal een groot deel van de medewerkers in de toekomst één of enkele dagen per week thuis blijven werken. Niels Laurens, directeur bedrijfsvoering bij FGGA, vertelt over hoe de faculteit van thuiswerken naar hybride werken gaat. ‘We moeten allemaal weer aan elkaar en deze nieuwe situatie wennen en dit heeft tijd nodig.’
Nu het thuiswerkadvies vanuit de overheid grotendeels is komen te vervallen hebben de medewerkers van onze faculteit weer de mogelijkheid om (deels) op locatie te gaan werken. Voor de coronacrisis werd de mogelijkheid voor thuiswerken al een beetje benut, maar door de pandemie is dit in een sneltreinvaart gekomen. Laurens: ‘Vanuit bedrijfsvoering hebben we aandacht gevraagd voor het hybride werken, thuiswerken en weer terug naar kantoor. Dit heeft uiteindelijk geleid tot universitaire spelregels voor hybride werken en het thuiswerkaanbod van het ISSC.’ Tot de voorwaarde voor thuiswerken behoort dat je functie dit toelaat. Daarnaast wordt er van je verwacht dat je minimaal 40 % van de tijd op kantoor bent.
Hybride werken kan bijdragen aan een prettigere werkbeleving en een betere werk/privé balans en hierdoor het welzijn van de medewerkers bevorderen.
Thuiswerken als middel voor welzijn van medewerkers
FGGA wil graag de voordelen van thuiswerken blijven benutten. Maar vanuit huis werken is een middel en geen doel: hybride werken kan bijdragen aan een prettigere werkbeleving en een betere werk/privé balans en hierdoor het welzijn van de medewerkers bevorderen. Daarnaast heeft thuiswerken vanwege minder reizen een positieve invloed op duurzaamheid en zorgt het ervoor dat werkruimtes effectiever benut worden. Daarentegen speelt het fysiek bij elkaar komen een grote rol bij het aangaan van een goede samenwerking. De campus wordt meer dan ooit een belangrijke plek voor ontmoetingen en inspiratie.
Bespreek met je leidinggevende wat mogelijk is
Hoe het hybride werken er in de toekomst zal uitzien hangt af van je eigen werkzaamheden en de situatie in je team. Het vraagt om een oplossing op maat. Laurens: ‘Wat ik belangrijk vind is dat je eerst samen met je leidinggevende bespreekt wat je persoonlijke behoefte is, de leidinggevende kijkt vervolgens hoe dit past binnen het team en daarna wordt gekeken hoe dit binnen de eenheid of instituut vormgegeven kan worden.’ Laurens moedigt iedereen aan om het gesprek aan te gaan. ‘Het is je recht om dit met je leidinggevende te bespreken. Maak samen goede afspraken over wanneer je op kantoor bent en welke werkzaamheden je thuis wilt doen. Het schrijven van stukken kan goed thuis, maar voor een werkoverleg met het team kan het belangrijk zijn om allemaal bij elkaar te komen. Leg deze afspraken bijvoorbeeld vast tijdens je ROG-gesprek.’
Maak samen goede afspraken over wanneer je op kantoor bent en welke werkzaamheden je thuis wilt doen.
Eigen invulling door de instituten
De instituten krijgen voor de invulling van het hybride werken veel vrijheid. Laurens: ‘Als faculteit hanteren we de universitaire kaders, maar daarbinnen kan het instituut bepalen hoe dit voor de eigen eenheid goed werkt. De instituten hebben allemaal een eigen cultuur en kunnen daarom het best zelf de behoeftes afstemmen. Natuurlijk kijkt zowel bedrijfsvoering als HR mee of dit volgens de spelregels gaat.’ Als voorbeeld noemt Laurens het faculteitsbureau op de vijfde verdieping van Wijnhaven. ‘Toen zij een jaar geleden de vraag kregen hoe hybride werken vormgegeven kon worden, hebben zij samen besloten om één grote flexibele ruimte te creëren, met werkplekken, vergaderruimtes een brainstormruimte en eigen inrichting. Dit faciliteren we dan graag omdat het goed binnen de kaders past.’
Het gereed maken van de Campus van de toekomst
Het hybride werken vraagt om een aanpassing voor de faciliteiten op de werkvloer. Op dit moment wordt hier hard aan gewerkt. Laurens: ‘Het is belangrijk dat je overal in het gebouw gebruik kan maken van WIFI. Een tijd geleden hebben we binnen de gehele universiteit een grote wifiscan uitgevoerd om te kijken waar dit nog verbeterd kan worden. Helaas lopen we ook tegen een aantal problemen aan. Door bijvoorbeeld het wereldwijde tekort aan chips krijgen we laptops maar mondjesmaat binnen. We vragen begrip voor als iets even niet goed werkt, maar als er echt problemen zijn, geef dit dan door aan je leidinggevende zodat we naar een oplossing kunnen zoeken.’
Voor de dagen dat je thuiswerk blijft de thuiswerk- en internetvergoeding gelden. Daarnaast is het nog steeds mogelijk om faciliteiten voor je thuiswerkplek aan te schaffen. Vergeet ook niet om te kijken naar de vergoedingen voor het woon werkverkeer.
Tot slot, neem je tijd om elkaar weer te leren kennen
De afgelopen twee jaar hebben de medewerkers van FGGA heel flexibel moeten zijn. Laurens realiseert zich dat dit veel impact heeft gehad. ‘Ik kan alleen maar dankbaar zijn hoe hard iedereen gewerkt heeft. Nu we weer terug naar kantoor gaan moet je niet van jezelf verwachten dat je gelijk net zo effectief bent. We moeten allemaal weer aan elkaar en deze nieuwe situatie wennen en dit heeft tijd nodig.’
‘Het is erg jammer dat door alle maatregelen veel informele ontmoetingen, zoals een kerstborrel, niet zijn doorgegaan. Maar vergeet niet dat een redelijk deel van de FGGA-medewerkers is begonnen tijdens de pandemie. Hierdoor hebben ze niet de mogelijkheid gekregen collega’s buiten hun eigen afdeling te ontmoeten.’ Laurens: ‘Ik moedig iedereen aan om samen iets te organiseren waarbij je kan bijpraten en nieuwe medewerkers de kans geeft de organisatie te leren kennen. Wij organiseren bijvoorbeeld met het faculteitsbureau op 22 maart een walk-in lunch waar alle afdelingen een lunch voorbereiden. Zo kan iedereen langs de kamers lopen om lekker te eten en elkaar (opnieuw) te leren kennen’.
De universitaire spelregels voor hybride werken op een rij:
- Een medewerker is minimaal 40% van het dienstverband of minimaal op 2 dagen aanwezig op kantoor. Dit geldt ook voor medewerkers met een parttime aanstelling (dus werk je 24 uur verdeeld over 3 dagen dan ben je minimaal 2 dagen aanwezig op kantoor en 1 dag thuis)
- Een medewerker met een arbeidsovereenkomst van ten minste 19 uur, met een functie waarbij thuisgewerkt kan worden, kan tenminste één dag in de week structureel thuiswerken.
- Bij tenminste structureel één dag in de week thuiswerken kunnen voorzieningen beschikbaar worden gesteld.
- Het maken van duidelijke afspraken tussen de leidinggevende en de medewerker is een vereiste, dat gaat om zowel de faciliteiten die je nodig hebt om goed te kunnen (thuis)werken als om de binding met je team.
Tekst: Judith van Doorn