Vertrouwelijkheidslabels
Vertrouwelijkheidslabels zijn een hulpmiddel in Microsoft 365 dat digitaal werken veiliger én makkelijker maakt. Beschouw de labels als digitale etiketten. Met een label zie je in één oogopslag hoe je met informatie moet omgaan en met wie je deze kunt delen.
Labels helpen voorkomen dat gevoelige informatie per ongeluk wordt gedeeld met onbevoegde personen, of op de verkeerde plek wordt opgeslagen. Ze geven ook aan hoe je omgaat met gevoelige gegevens, zoals adresgegevens, bankinformatie, wachtwoorden en IP-adressen.
Hieronder leggen we uit welke labels er zijn en voor welk type informatie ze bedoeld zijn. Ook lees je hoe je ze toepast op bestanden en e-mails, die je opslaat of deelt via SharePoint, Teams, OneDrive en Outlook.
Welke vertrouwelijkheidslabels zijn er?
Er zijn vier soorten labels:
- Geheim: zeer gevoelige informatie die alleen beschikbaar is voor specifieke, bij naam genoemde, individuen.
- Vertrouwelijk: gevoelige informatie die alleen beschikbaar is voor geautoriseerde personen, die deze informatie nodig hebben bij de uitvoering van hun functie.
- Intern: informatie zonder gevoelige gegevens die gedeeld mag worden met vastgestelde groepen werknemers, studenten, onderzoekers en gasten van Universiteit Leiden.
- Openbaar: informatie die zonder restricties gedeeld kan worden.
Meer informatie over vertrouwelijkheidslabels en het gebruik ervan, vind je in deze flowchart.
Praktische vragen en antwoorden
Worden vertrouwelijkheidslabels automatisch toegepast?
Zodra je een document opent of een e-mail opstelt, past Microsoft 365 automatisch het vertrouwelijkheidslabel toe, dat volgens het systeem het beste bij de inhoud past. Dit gebeurt op basis van het herkennen van bepaalde patronen in cijfers, letters en gegevens. Dit is vergelijkbaar met hoe een spellingcontrole mogelijke spelfouten herkent.
Moet ik het label altijd controleren?
Ja. Niet alle gevoelige informatie wordt automatisch herkend.Denk bijvoorbeeld aan een nieuw contract, notulen van een vertrouwelijke vergadering of een rapport met gevoelige bedrijfsinformatie. Dit soort informatie wordt niet altijd door het systeem herkend. Controleer daarom altijd of het juiste label is toegepast.
Hoe kan ik zelf een label toevoegen of wijzigen?
Zoek naar het schild-icoontje in de werkbalk bovenaan het document, naast de documenttitel. Door op het schild te klikken, kun je een van de vier vertrouwelijkheidslabels selecteren.
In Outlook vind je de knop Vertrouwelijkheid, rechtsboven in het berichtvenster.
Mijn vertrouwelijkheidslabel geeft aan om gegevens te versleutelen. Hoe doe ik dat?
Gegevens versleutelen kan met 7-Zip File Manager, dat beschikbaar is op alle universitaire laptops. Daarnaast kun je bij veel bestandstypen een wachtwoord instellen, zodat jouw document een extra beveiligingslaag krijgt.
Mijn vertrouwelijkheidslabel geeft aan om gegevens vast te leggen voor volgbaarheid. Hoe doe ik dat?
Je kunt wijzigingen en bewerkingen in bestanden volgbaar maken door gebruik te maken van versiegeschiedenis en wijzigingen bijhouden. In Teams kun je hiervoor ook de bestandsgeschiedenis raadplegen.
Waarom vereist dual-use-informatie het label 'Geheim'?
Bij dual-use gaat het om kennis of technologie, die zowel voor civiele als militaire doeleinden ingezet kan worden. Wanneer deze informatie in verkeerde handen terechtkomt, kan dat risico's opleveren voor de veiligheid. Op de pagina Kennisveiligheid vind je een link naar korte e-learning waarin je meer leert over wat dual use is, wet- en regelgeving en voorbeelden van dual use onderzoek in de context van de universiteit. De e-learning duurt ongeveer 15 minuten.