Thuiswerkfaciliteiten aanvragen
Werk je minstens één dag in de week structureel thuis en heb je een arbeidsovereenkomst van tenminste 19 uur, dan is het mogelijk om thuiswerkfaciliteiten aan te vragen.
Gefaseerde livegang
We gaan in fasen live met de tegel Thuiswerkfaciliteiten op het Serviceplein. Is de tegel Thuiswerkfaciliteiten voor jouw organisatieonderdeel nog niet zichtbaar? Vraag dan bij je leidinggevende na hoe je alsnog je aanvraag kunt indienen.
Facultaire uitzonderingen
Voor jouw organisatieonderdeel gelden mogelijk andere afspraken. Selecteer je eenheid in het uitklapmenu bovenaan deze pagina om informatie (indien beschikbaar) van jouw organisatieonderdeel op te halen.
In overleg met je leidinggevende kun je faciliteiten aanvragen die nodig zijn om op een ARBO-verantwoorde manier thuis te werken.
Voorwaarden
De voorwaarden om in aanmerking te komen voor de thuiswerkfaciliteiten:
- je hebt een arbeidsovereenkomst van tenminste 19 uur (0,5 fte bezoldigd),
- je hebt een functie waarbij het werk het toelaat dat je thuiswerkt,
- je werkt minimaal 40% van je werktijd op kantoor.
Werk je minder dan 19 uur, dan heb je geen beschikking tot de thuiswerkfaciliteiten. Bespreek de mogelijkheden met je leidinggevende, ook als je minder dan 19 uur werkt en maatwerk in je voorzieningen nodig hebt.
Refurbished of tweedehands meubilair
In het kader van onze duurzaamheidsvisie kiezen we voor het faciliteren van refurbished of tweedehands meubilair. Het is daarom niet mogelijk om een type model of kleur uit te kiezen. De kenmerken van de producten:
- Bureaustoel
- Voldoet aan de NEN-1335 en NPR1813 normering
- Stoffering kleur zwart
- Voorzien van hoogte verstelling middels gasveer
- Armleggers hoogte, breedte en diepte instelbaar
- Voorzien van wielen voor een harde vloer
- Bureau
- Afmeting 140x80cm
- Hoogte instelbaar middels een slinger
- Onderstel kleur wit
- Bladkleur wit
Aanvragen
- Bespreek met je leidinggevende welke artikelen je wilt aanvragen
- Log in op het Serviceplein en klik op de tegel Thuiswerkfaciliteiten. Let op: je hebt het SAP-nummer nodig waarop je de kosten van het artikel kan boeken.
- Je leidinggevende beoordeelt je aanvraag
- Na goedkeuring volgt de bestelling
- Het duurt ongeveer 4 tot 5 weken voordat je de bestelling ontvangt.
In bruikleen
Het meubilair krijg je in bruikleen. Gipsen, de leverancier van het meubilair, maakt gebruik van LOOOPS Service voor de levering van de faciliteiten. Treed je uit dienst of voldoe je niet meer aan de voorwaarden, dan eindigt de bruikleenovereenkomst en is het uitgangspunt dat je het artikel overneemt tegen de restwaarde. Dit bedrag is laag, omdat het een tweedehands product is. Bekijk het overzicht van de bedragen.
Eindigt de bruikleenovereenkomst binnen 12 maanden na ontvangst van het meubilair? Dan kun je er ook voor kiezen om deze te retourneren aan de leverancier, Gispen, via info@looops.nl.
ICT-middelen
Een beperkt assortiment aan ICT-middelen is beschikbaar gemaakt voor het thuiswerken. Het kan een nieuw product zijn, maar ook een apparaat uit de pool. Ook hiervoor geldt dat er mogelijk andere afspraken bestaan voor jouw situatie. Je leidinggevende kan je hierover informeren.
Aanvragen
- Bespreek met je leidinggevende welke apparatuur je wilt aanvragen
- Log in op de helpdesk portal en klik op de tegel Hardware, kantoor & telefonie
- Als je aanvraag is goedgekeurd, dan volgt de bestelling
In tegenstelling tot het meubilair, blijven de ICT-middelen eigendom van de universiteit. Treed je uit dienst of voldoe je niet meer aan de voorwaarden? Dan lever je de ICT-middelen in goede staat in bij het ISSC.
Aanvragen thuiswerkfaciliteiten bij het ICLON
De voorwaarden op de website van Universiteit Leiden zijn:
- Je hebt een arbeidsovereenkomst van tenminste 19 uur (0,5 fte bezoldigd);
- Je hebt een functie waarbij het werk het toelaat dat je thuiswerkt;
- Je werkt minimaal 40% van je werktijd op kantoor;
- Je werkt minstens één dag in de week structureel thuis.
Zie voor de regeling: Thuiswerkfaciliteiten aanvragen - Universiteit Leiden
Voldoe je aan deze voorwaarden, dan kom je in aanmerking voor thuiswerkfaciliteiten. Als iemand incidenteel of vrijwillig thuiswerkt, dus zonder structurele afspraak met de leidinggevende, voldoet de medewerker niet aan de criteria zoals deze gelden bij de Universiteit Leiden.
Aanvullende richtlijn bij het ICLON
Bij structureel thuiswerken (d.w.z. er is structurele afspraak tot thuiswerken gemaakt tussen medewerker en leidinggevende)
Wanneer is hiervan sprake?
- Werkgever geeft opdracht tot structureel thuiswerken. Onder opdracht van de werkgever wordt verstaan: de werkgever en werknemer hebben samen structureel één of meerdere thuiswerkdagen afgesproken, vastgelegd in het GROW. Hierbij is niet van belang bij wie het initiatief ligt. De GROW afspraak is bepalend.
- Op verzoek van werkgever werkt medewerker thuis (bijvoorbeeld: de medewerker is ziek en mag anderen niet besmetten/kan werk niet op fysieke werkplek uitvoeren).
Wat mag de werknemer verwachten?
Werkgever draagt bij aan noodzakelijke Arbo-verantwoorde inrichting.
Bij incidenteel thuiswerken (d.w.z. er is geen structurele afspraak tot thuiswerken gemaakt tussen medewerker en leidinggevende)
Wanneer is hiervan sprake?
- Werkgever geeft geen opdracht tot structureel thuiswerken en er zijn geen afspraken vastgelegd in het GROW-systeem.
- Thuiswerken is incidenteel en op eigen verzoek medewerker.
Wat mag de werknemer verwachten?
Geen recht op voorzieningen vanuit ICLON.
Afwijkingen dienen gemotiveerd aan de leidinggevende te worden voorgelegd. Redenen voor afwijking kunnen zijn:
- Bijzondere situaties (bijvoorbeeld fysieke klachten, lange reistijd, andere arbeidsomstandigheden).
- Altijd afgewogen in overleg met HR-adviseur om consistentie te bewaken.
Afspraak
Wil je thuiswerkfaciliteiten aanvragen, overleg dan altijd vooraf met je leidinggevende.
Vastgesteld door het ICLON MT juli 2025