Universiteit Leiden

nl en

Zelf online evenementen organiseren

Het Evenementenbureau helpt graag bij het organiseren van een online evenement, maar je kunt het ook helemaal zelf doen. Op deze pagina vind je daarvoor hulpmiddelen en ondersteuning.

Volg een training

Heb je nog nooit eerder een online evenement georganiseerd? Het Centre for Innovation heeft drie gratis online trainingen ontwikkeld om je op weg te helpen. Elke training duurt ongeveer twee uur.

In de eerste training (‘Oriëntatie’) leer je:

  • wat een online evenement is,
  • welke verschillende rollen er zijn en
  • hoe je een projectvoorstel opstelt voor een online evenement.

De tweede training (‘Deliberate Design’) gaat dieper in op het organiseren van online evenementen. Je leert:

  • hoe je het evenement kunt afstemmen op je doelgroep,
  • hoe je een boeiend programma samenstelt
  • hoe je de tools vindt die bij jouw behoeften passen.

Onderwerpen uit de derde training (‘Organizing’) zijn:

  • Spelregels rondom registratievoorwaarden en wettelijke aansprakelijkheid
  • Je evenement promoten
  • Alle ins en outs op de dag van het evenement zelf en de nazorg

Heb je na het volgen van deze workshops nog steeds vragen of heb je ondersteuning nodig? Neem dan contact op met je facultaire communicatieteam.

Schakel een moderator in

Moderatoren zorgen tijdens het online evenement voor technische basisondersteuning voor jouzelf en de deelnemers. Moderatoren zijn getraind in Kaltura Live Room, Zoom en Microsoft Teams en kunnen helpen bij het oplossen van problemen met de webcam of microfoon en bij het vinden van de juiste knoppen om (bijvoorbeeld) schermen te delen of om de opname te starten of te stoppen.

Een moderator kan ook de deelnemers verwelkomen bij het begin van de bijeenkomst. De moderator kan deelnemers toelaten in de online omgeving en de spelregels uitleggen.

Wil je hulp van een moderator bij jouw online evenement? Stuur een e-mail naar moderationsupport@sea.leidenuniv.nl en vermeld in het bericht:

  • Datum en tijd van je geplande online evenement
  • Welk platform je gaat gebruiken
  • Aantal deelnemers
  • Welke functies je van plan bent te gebruiken (bijv. breakout rooms)

Zorg ervoor dat je jouw aanvraag ten minste 5 dagen voor het geplande evenement verstuurt.

Teams-webinar

Met Teams-webinar is het mogelijk om met een of meerdere presentatoren een online evenement te organiseren.

Webinar lijkt in veel opzichten op een reguliere Teamsmeeting, maar heeft een aantal extra functionaliteiten en mogelijkheden:

• Deelnemers registreren zich via een registratiepagina, (wie zich heeft geregistreerd, is voor de organisator in te zien via een Exceldocument).
• Er kunnen maximaal 1000 deelnemers interactief mee doen aan het webinar (met camera, microfoon en chat) en maximaal 10.000 deelnemers alleen meekijken en luisteren
• De organisator en presentator hebben de mogelijkheid om webcam en microfoon van alle deelnemers te beheren.
• Je kunt achteraf bekijken wie er heeft deelgenomen via een Exceldocument.

Instructievideo en meer uitleg

Deze website maakt gebruik van cookies.  Meer informatie.