Voor elke medewerker, zowel intern als extern, dient een registratie te worden gedaan in BAS InSite. Heb je de volgende punten gecheckt?

• De aanvraag voor het openstellen van een positie, wel of niet via het werving- en selectiesysteem (SuccesFactors), is vooraf afgestemd met de mandaathouder (instituutsmanager of portefeuillehouder bedrijfsvoering) conform de mandaatregeling FGW.
  Let op: een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd en inschaling in salarisschaal 13 of hoger is voorbehouden aan het Faculteitsbestuur.
• Is de HR-adviseur geraadpleegd en zijn onderstaande punten bekend?
  • Past de aanvraag binnen de vastgestelde formatie van de afdeling/het instituut?
  • Is de aanvraag conform het universitair en facultair personeelsbeleid? (Loopbaanbeleid WP, Beloningsbeleid, Benoemingsprocedure UHD, benoemingsprocedure Hoogleraar, Richtlijn Inhuur Tijdelijk Personeel Niet in Loondienst, Richtlijn Inkoop)
  • Is de aanvraag conform de richtlijn Global Mobility bij medewerkers met een niet-Nederlandse nationaliteit?
  • Zijn de rechtspositie en arbeidsvoorwaarden bekend? Dit betreft:
    • De rechtsgrond (soort dienstverband).
    • Het CAO-artikel conform het stroomschema

    • Toepassing ketenbepaling (maximale duur/aantal verlengingen tijdelijke arbeidsovereenkomst en is de medewerker korter dan 6 maanden voor de indiensttreding al in dienst geweest, ook JobMotion)Salarisschaal, trede, periodiekmaand en eventuele toelagen.

    • UFO-profiel en functiebenaming.

    • Contracturen en flexibele werkduur.

    • Aanvullende voorwaarden zijn afgestemd en worden waar nodig opgenomen in een addendum.

  • Aanvullende benodigde documentatie is opgesteld (bijvoorbeeld het benoemingsformulier hoogleraar, een stageovereenkomst en de overeenkomst inhuur (niet-)ZZP).

• Is de FEZ-adviseur geraadpleegd en zijn onderstaande punten bekend?

  • Formatieplaats / functie

  • Soort dienstverband (tijdelijk, vast, inhuur)

  • Duur dienstverband

  • Salarisschaal, trede en eventuele toelagen

  • AFAS-kostenplaats

  • Is afgestemd of de instroom-aanvraag binnen de (meerjarige) begroting past?

• Is de Projectcontroller geraadpleegd en zijn onderstaande punten bekend (indien de instroom-aanvraag gerelateerd is aan een 2e/3e geldstroomproject)?

  • Projectnummer Vidatum/AFAS

  • Is er sprake van tijdschrijven?

  • Past de aanvraag binnen de subsidievoorwaarden van het project en is het budget afgestemd?

Voor elke medewerker, zowel intern als extern, dient een mutatie worden gedaan in BAS InSite als er iets wijzigt. Heb je de volgende punten gecheckt?

• De aanvraag is vooraf afgestemd met de mandaathouder (instituutsmanager of portefeuillehouder bedrijfsvoering) conform de mandaatregeling FGW.
  Let op: een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd en inschaling in salarisschaal 13 of hoger is voorbehouden aan het Faculteitsbestuur.
• Is de HR-adviseur geraadpleegd en zijn onderstaande punten bekend?

  • Past de aanvraag binnen de vastgestelde formatie van de afdeling/het instituut?

  • Is de aanvraag conform het universitair en facultair personeelsbeleid? (Loopbaanbeleid WP, Beloningsbeleid, Benoemingsprocedure UHD, benoemingsprocedure Hoogleraar, Richtlijn Inhuur Tijdelijk Personeel Niet in Loondienst, Richtlijn Inkoop)

  • Is de aanvraag conform de richtlijn Global Mobility bij medewerkers met een niet-Nederlandse nationaliteit?

  • Zijn de rechtspositie en arbeidsvoorwaarden bekend? Dit betreft

    • De rechtsgrond (soort dienstverband).

    • Het CAO-artikel conform het stroomschema.

    • Ketenbepaling correct toegepast (maximale duur/aantal verlengingen tijdelijke arbeidsovereenkomst en is de medewerker korter dan 6 maanden voor de indiensttreding al in dienst geweest, ook JobMotion).

    • Salarisschaal, trede, periodiekmaand en eventuele toelagen.

    • UFO-profiel en functiebenaming.

    • Contracturen en flexibele werkduur.

    • Aanvullende voorwaarden zijn afgestemd en worden waar nodig opgenomen in een addendum.

  • Aanvullende benodigde documentatie is opgesteld (bijvoorbeeld het benoemingsformulier hoogleraar, een stageovereenkomst en de overeenkomst inhuur (niet-)ZZP).

• Is de FEZ-adviseur geraadpleegd over deze doorstroommutatie en zijn onderstaande punten bekend?

  • Soort wijziging (uren-, functie-, inschalings- of kostenplaatswijziging)

  • AFAS-kostenplaats

  • Is afgestemd of de doorstroommutatie binnen de (meerjarige) begroting past?

• Is de Projectcontroller geraadpleegd en zijn onderstaande punten bekend (indien de doorstroommutatie gerelateerd is aan een 2e/3e geldstroomproject)?

  • Projectnummer Vidatum/AFAS

  • Past de mutatie binnen de subsidievoorwaarden van het project en is het budget afgestemd?

• Is de ingangsdatum van de doorstroommutatie over meer dan 6 maanden en betreft het een kostenplaats- en/of urenwijziging? Registreer de mutatie dan eerst in de tegel 'toekomstmutatie HR' in BAS InSite. Ligt de ingangsdatum vervolgens binnen de 6 maanden, dan dient deze ingevoerd te worden in de reguliere BAS InSite-omgeving (en verwijderd te worden uit de tegel 'toekomstmutatie HR'). 

  NB. Zodra de mutatie wordt omgezet naar de reguliere BAS InSite-omgeving hoeft de checklist niet meer opnieuw te worden doorlopen, tenzij de mutatie tussentijds gewijzigd is.

  .

• De medewerker van wie het dienstverband afloopt/die uitdienst gaat (ook externe medewerker) of het einde van een nevendienstverband is actief uitdienst gemeld in BAS InSite.

• Is de HR-adviseur geraadpleegd en zijn onderstaande punten bekend?

  • De benodigde acties zijn bekend bij een einde arbeidsovereenkomst, anders dan een tijdelijk dienstverband.

  • De eventuele financiële gevolgen van de uitdiensttreding zijn in kaart gebracht (BWNU, WW en transitievergoeding)

• Zijn de FEZ-adviseur en/of projectcontroller geïnformeerd over de uitstroommutatie (met uitzondering van afloop tijdelijk dienstverband of pensionering)?

• Is de ingangsdatum van de uitstroommutatie over meer dan 6 maanden, registreer de mutatie dan eerst in de tegel 'toekomstmutatie HR' in BAS InSite. Ligt de ingangsdatum vervolgens binnen de 6 maanden, dan dient deze ingevoerd te worden in de reguliere BAS InSite-omgeving (en verwijderd te worden uit de tegel 'toekomstmutatie HR'). 

  NB. Zodra de mutatie wordt omgezet naar de reguliere BAS InSite-omgeving hoeft de checklist niet meer opnieuw te worden doorlopen, tenzij de mutatie tussentijds gewijzigd is.

  .

• Is een medewerker ziek? De medewerker registreert in de eerste instantie zelf de ziekmelding en betermelding. De voorbereider of leidinggevende kan een collega ziek- of betermelden.
  Let op: zodra een medewerker langdurig ziek is (langer dan vier weken). Dan gaat dit over naar het leidinggevendeportal. De leidinggevende/voorbereider:

• De leidinggevende/casemanager registreert verzuimverloop/percentages.

• De leidinggevende/casemanager ontvangt alle signalen m.b.t. de Wet Verbetering Poortwachter in BAS InSite en onderneemt actie (in samenspraak met de HR-adviseur).

• Is de casemanager iemand anders dan de leidinggevende? Laat de juiste casemanager registeren door je HR-adviseur.

• De medewerker heeft aanvragen voor vakantieverlof vooraf afgestemd met de leidinggevende en registreert deze zelf in BAS InSite.
  Let op: afstemming vooraf is belangrijk daar de leidinggevende niet meer in de goedkeuringsflow zit bij verlofaanvragen.

• Aanvragen van verlof anders dan vakantieverlof worden ingediend conform de universitaire verlofregelingen. Bij twijfel wordt er afgestemd met de HR-adviseur.

• Is het personeelsdossier van jouw medewerkers op orde? Elke medewerker heeft toegang tot het eigen personeelsdossier.