Universiteit Leiden

nl en

Werkwijze Evenementenbureau

Het Evenementenbureau doorloopt met u de volgende stappen om een succesvol evenement te organiseren.

Intake-gesprek

We maken een afspraak met u voor een uitgebreid intake-gesprek. We lopen de checklist na (evenement, doel, doelgroep, datum en duur, budget, eventueel ook verblijf, entertainment, vervoer en drukwerk), waarbij u ook uw wensen en ideeën naar voren kunt brengen. Daarna bespreken we de rol die het Evenementenbureau kan vervullen.

Offerte en globale planning

Op basis van het intake-gesprek sturen we u een offerte. Daarin staat zo nauwkeurig mogelijk welke activiteiten het Evenementenbureau tegen welke tarieven op zich kan nemen. U bepaalt welke activiteiten dat zijn. U krijgt ook een globale planning.

Opdrachtbevestiging

Nadat u heeft vastgesteld welke activiteiten u wilt uitbesteden, ontvangt u van ons een opdrachtbevestiging met daarin de omschrijving van de betreffende activiteiten, de prijsopgave per activiteit, de planning en de factuurafspraken. De opdrachtbevestiging betreft uitsluitend de inzet van het Evenementenbureau, niet de kosten van de huur van de locatie(s), catering en dergelijke. 

Voorbereiding

Wij maken een (gedetailleerd) draaiboek. Dat bespreken we punt voor punt met de opdrachtgever c.q. degene die de contactpersoon/het eerste aanspreekpunt is voor het evenement. Eventueel zijn hier ook andere betrokkenen bij aanwezig, bijvoorbeeld de verantwoordelijken voor bepaalde onderdelen van het evenement.

Uitvoering

Het draaiboek is de basis voor de uitvoering van het evenement. Regelmatig vindt tussentijds overleg plaats met de contactpersoon of –personen over de voortgang van de uitvoering. Het Evenementenbureau brieft, als dat aan de orde is, ook derde partijen zoals de cateraar, de technicus en de drukker.

Het evenement zelf

Het Evenementenbureau verzorgt in de opbouwfase en gedurende het evenement het floor management (checken van de opbouw, erop toezien dat alles goed verloopt, kleinere en grotere problemen oplossen, ondersteuning ingeval van een calamiteit).

Evaluatie

Na afloop evalueren we samen met u het evenement. Het Evenementenbureau gebruikt deze feedback om zijn dienstverlening te verbeteren. Indien gewenst kunnen we ook een enquête naar de deelnemers versturen.

Deze website maakt gebruik van cookies. Meer informatie