Universiteit Leiden

nl en

Reizen naar risicogebieden

Als je voor je werk op reis wilt gaan naar een gebied met veiligheidsrisico’s, heb je vooraf toestemming nodig van de universiteit. Als werkgever zijn wij immers medeverantwoordelijk voor je veiligheid en gezondheid. Wij hanteren daarom de 'Richtlijn dienstreizen naar risicogebieden', die zich baseert op de reisadviezen van de Nederlandse overheid.

Let op:

Voor dienstreizen naar het buitenland heb je – afhankelijk van de kleurcode van het land waar je naartoe gaat – vooraf schriftelijke toestemming van het faculteitsbestuur/directeur Expertisecentrum en/of van het College van Bestuur nodig. Dien je aanvraag ten minste 8 weken van tevoren in. Lees meer >>

Het ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ) geeft voor elk land en elk gebied in de wereld reisadviezen af. Elk reisadvies heeft een eigen kleurcode die aangeeft hoe veilig de regio is. Je kunt zelf online of via de 24/7 BZ Reis app nakijken welk advies geldt voor de plek waar je naartoe wilt reizen.

Medewerkers die op dienstreis gaan, kunnen gebruikmaken van de collectieve verzekering voor dienstreizen van ACE. Het is niet nodig om je reis vooraf aan te melden bij de verzekering, maar download de reisverzekeringspas en de Chubb Travel Smart App van de reisverzekering.

Je wilt naar een gebied reizen met kleurcode rood

Rood betekent niet reizen. Alleen in zeer uitzonderlijke situaties kan het College van Bestuur toestemming geven voor een dienstreis naar een gebied met kleurcode rood. Bijvoorbeeld als een reis absoluut noodzakelijk is voor de voortgang van het onderzoek of werk en uitstel van de reis niet mogelijk is. Je moet toestemming voor een dienstreis naar een gebied met code rood aanvragen via het Faculteitsbestuur aan het College van Bestuur. Bij de aanvraag stuur je een Risk Analysis formulier mee. Dien je aanvraag uiterlijk 8 weken voor beoogde aanvang van je reis in.

Voorwaarde voor toestemming is in ieder geval dat je voorafgaand aan de reis een driedaagse training ‘hostile environment awareness training’ (HEAT) hebt gevolgd. Het certificaat van deze training mag maximaal 5 jaar oud zijn. Aanmelden voor deze training kan via veiligheidszaken@bb.leidenuniv.nl, onder vermelding van je naam en het SAP-nummer ten laste waarvan de training gebracht kan worden. Veiligheidszaken meldt je dan aan voor de training. 

Aanvraagformulier Dienstreis Buitenland kleurcode rood

Je wilt naar een gebied reizen met kleurcode oranje

Oranje betekent alleen reizen als het noodzakelijk is. Dat betekent dat je je werk niet kunt doen zonder de reis te ondernemen. En dat je de reis niet kunt uitstellen tot een latere datum. Voor dienstreizen naar gebieden met deze kleurcode heb je van tevoren toestemming nodig van het Internationaal Incidenten Team (IIT) namens het College van Bestuur. Je vraagt deze toestemming via het faculteitsbestuurde mandaathouder. Dien je aanvraag uiterlijk 8 weken voor de beoogde aanvang van je reis in. 

Op basis van een risico-inventarisatie wordt beslist of je kunt gaan of niet. Er kunnen voorwaarden aan de toestemming worden verbonden, zoals het maken van een veiligheidsplan.

Voorwaarde voor toestemming is in ieder geval dat je voorafgaand aan de reis een driedaagse training ‘hostile environment awareness training’ (HEAT) of een ‘basic safety and security training’ hebt gevolgd. (De training is niet vereist als Buitenlandse Zaken in het reisadvies beschrijft dat het oranje reisadvies Covid-19 als aanleiding heeft en dit gebied zonder Covid-19 geel zou zijn geweest.) Het certificaat van deze training mag maximaal 7 jaar oud zijn. Aanmelden voor deze training kan via veiligheidszaken@bb.leidenuniv.nl, onder vermelding van je naam en het SAP-nummer ten laste waarvan de training gebracht kan worden. Veiligheidszaken meldt je dan aan voor de training.

Aanvraagformulier Dienstreis Buitenland kleurcode oranje

Je wilt reizen naar een gebied met kleurcode geel of groen

Geel betekent dat er veiligheidsrisico's zijn die afwijken van wat je in Nederland gewend bent. Groen betekent dat de veiligheidsrisico's vergelijkbaar zijn met die in Nederland. Je kunt naar gebieden met deze kleurcode reizen na toestemming van het faculteitsbestuur of de directeur.

Aanvraagformulier Dienstreis Buitenland kleurcode geel of groen

Het reisadvies verandert voorafgaand aan de reis

Wijzigt het reisadvies naar kleurcode oranje of rood, neem dan zo snel mogelijk contact op met het faculteitsbestuur. Het kan zijn dat de toestemming voor de dienstreis wordt ingetrokken of dat aanvullende voorwaarden worden gesteld.

Je bent in een gebied waar de situatie plotseling verandert

Soms kan een situatie acuut veranderen, bijvoorbeeld door een natuurramp of aanslag. Ook door de huidige Covid-pandemie kan een reisadvies snel wijzigen. Je kunt je via e-mail abonneren op het reisadvies van het gebied waar je bent of regelmatig de 24/7 BZ Reis app checken. Of kijk op het Twitteraccount van BZ Reisadvies.  Zo blijf je goed op de hoogte.

Reis je in een gebied waarvan de kleurcode gewijzigd wordt naar rood, neem dan zo snel mogelijk contact op met je contactpersoon bij de universiteit en/of met Veiligheidszaken (bij urgentie: +31 71 527 6666).

Reis je in een gebied waarvan de kleurcode gewijzigd wordt naar oranje, neem dan zo snel mogelijk contact op met het alarmnummer van onze reisverzekeraar ACE Assistance: +31 010 289 3536 (24/7). Het polisnummer van de universiteit is NLBBBA04490. 

Volg in dergelijke situaties alle instructies van of namens de universiteit direct op. Evenals eventuele instructies door of vanwege de Nederlandse overheid. Heb je een niet-Nederlandse nationaliteit, dan volg je de instructies van de overheid van je land van herkomst.

Registratie bij Buitenlandse Zaken

In geval van nood is het goed als je gegevens ook bij Buitenlandse Zaken bekend zijn. De ambassade of het consulaat kan je in dat geval bereiken. Je kunt je registreren bij het ministerie van Buitenlandse Zaken.

Deze website maakt gebruik van cookies.  Meer informatie.