Hannah DeLacey legt uit hoe je problemen met data voor kunt zijn
Hoe voorkom je dat je jouw onderzoeksdata kwijtraakt? Hannah DeLacey, de data steward van de Rechtenfaculteit, vertelt over hoe zij onderzoekers ondersteunt bij datamanagement en deelt tips om direct toe te passen.
Jij bent de data steward van de Rechtenfaculteit. Vertel eens, wat doe jij in die rol?
‘Ik adviseer onze onderzoekers over het verzamelen, beschermen en opslaan van hun data. Ik help hen vanaf het begin van hun onderzoeksproject over deze zaken na te denken, zodat ze in de toekomst hopelijk niet tegen problemen aanlopen. Daarnaast heb ik voor de faculteit een Data Management Protocol geschreven, dat we binnenkort zullen delen. Het is een gids die onderzoekers helpt te begrijpen aan welke eisen zij moeten voldoen bij datamanagement. Tot slot zit ik nog in de ethische commissie.’
Met welke data werken onderzoekers van de faculteit?
‘Sommigen onderzoekers doen alleen ‘klassiek bronnenonderzoek’, maar anderen doen andere typen onderzoek. Ze maken bijvoorbeeld gebruik van interviews, enquêtes, experimenten en observaties, of data van andere partijen zoals het Centraal Bureau voor de Statistiek. Dit type onderzoek wordt op verschillende plekken gedaan, niet alleen achter de computer, en dat vergroot de kans dat er iets misgaat met de data. Ook nemen derden aan dit onderzoek deel. Bijvoorbeeld advocaten, rechters, slachtoffers van misdrijven, personen die betrokken zijn bij het strafrechtelijk systeem, werknemers in bepaalde sectoren, migranten, studenten en gevangenen. Dit kunnen kwetsbare personen zijn en de informatie die zij met de onderzoekers delen, kan gevoelig zijn.’
Wat kan er misgaan met data?
‘Van alles. Het hoeft niet eens iets drastisch te zijn zoals een datalek waarbij gegevens worden gehackt. Een reëler risico is dat je data per ongeluk verwijdert, verkeerd opslaat, overschrijft of kwijtraakt. Sommige van deze dingen lijken heel basaal. Maar ze zijn belangrijk en het is goed om hierover na te denken als je aan je project begint.’
Tips om direct toe te passen
Sla bestanden op onder een (logische) naam na het downloaden
Als je een bestand hebt gedownload, sla het dan direct op in een map. Geef het dan ook gelijk een logische naam in plaats van dat je de originele documentnaam gebruikt, zodat je het bestand in de toekomst snel terug kunt vinden.
Versleutelen van data
Gebruik voor gevoelige data de software Veracrypt. Het is gratis en het is open source. Er is pas een nieuwe handleiding gekomen uit over hoe je deze software op de nieuwe Windows 11 laptops kunt gebruiken. Thomas van Beek, de Informatiemanager, kan helpen bij het installeren van Veracrypt.
De juiste software kiezen
Onderzoekers mogen alleen software te gebruiken van softwareleveranciers die de universiteit heeft goedgekeurd vanwege de risico’s die bestaan dat data op servers buiten de EU terechtkomt waar data minder goed beschermd is. Dit is vooral belangrijk voor onderzoekers die te maken hebben met persoonsgegevens. Tool Picker en Storage Finder zijn handige tools om te helpen bij het maken van keuzes voor software- en opslag.
Hoe help jij onderzoekers?
‘Ieder onderzoeksproject is weer anders en de behoeften van de onderzoekers verschillen. Maar ik geef bijvoorbeeld feedback over hoe je je data het beste kunt verzamelen, hoe je het moet opslaan, en hoe de privacy van onderzoekersdeelnemers het beste wordt beschermd, zodat de kans wordt verkleind dat er iets misgaat met de data. Zo adviseer ik over manieren waarop het moeilijker is om de gegevens terug te koppelen naar de oorspronkelijke persoon door bijvoorbeeld data te pseudonimiseren.’
Wat is een datamanagementplan en hoe help jij daarbij?
‘Iedere onderzoeker moet bij de start van een onderzoeksproject een datamanagementplan (‘DMP’) schrijven, een document waarin je uitlegt hoe je je data verzamelt en bewaart en ook op voorhand probeert de risico’s te beperken dat er iets misgaat met die data.
Ik kan bij het DMP helpen en in twee gevallen móet ik daarbij helpen. Als onderzoekers een beoordeling van de ethische commissie willen, moet ik hun DMP goedkeuren, voordat het naar de toetsingscommissie wordt gestuurd. Daarnaast is het voor sommige subsidies vereist dat onderzoekers een DMP indienen dat is beoordeeld door een data steward. In deze gevallen kunnen onderzoekers mij een concept van hun DMP sturen en help ik ze om het af te ronden voordat het naar de toetsingscommissie of de subsidieverstrekker gaat.
Het DMP is een levend document, dat je updatet gedurende het project, bijvoorbeeld als er nieuwe onderzoekers aansluiten, er nieuwe onderzoeksmethoden bijkomen of de data ergens anders wordt opgeslagen. Het DMP helpt ook andere mensen om in de toekomst beslissingen te nemen over de onderzoeksgegevens. Het DMP moet minstens 20 jaar na afloop van het project worden bewaard. Onderzoekers kunnen mij een kopie van hun DMP sturen, zodat het wordt opgeslagen en daarnaast een kopie in hun projectdossier bewaren.'
Hoe kunnen mensen aan meer informatie komen?
‘Mensen kunnen me altijd om advies vragen. Ook geef ik promovendi les over hoe ze het beste voor hun onderzoeksgegevens kunnen zorgen; andere onderzoekers zijn welkom om bij deze lessen aan te sluiten. De eerstvolgende training geef ik in het najaar. Als je de cursusagenda op de medewerkerspagina in de gaten houdt, dan kun je je hiervoor aanmelden wanneer de precieze datum bekend is.’
Data Horror Escape Room
Jaarlijks rondom Halloween wordt een Data Horror Week georganiseerd door verschillende universiteiten, waar onze universiteit ook aan deelneemt. Op verschillende manieren is er dan aandacht voor wat er mis kan gaan met data – en hoe je dat voorkomt. Zo worden er data-horrorverhalen gedeeld, bijvoorbeeld over manieren waarop mensen hun gegevens zijn kwijtgeraakt. Er is eerder zelfs een Data Horror Escape Room gemaakt, zodat mensen kunnen ervaren waar ze allemaal aan moeten denken als ze met data werken (spel en tekst in Engels).