Universiteit Leiden

nl en

Dienstreizen

Moet je reizen voor je werk, dan ontvang je een vergoeding voor de reis- en verblijfkosten. Ben je van plan een buitenlandse dienstreis te maken? Je regelt het in vijf stappen.

Let op:

Voor dienstreizen naar het buitenland heb je – afhankelijk van de kleurcode van het land waar je naartoe gaat – vooraf schriftelijke toestemming van het faculteitsbestuur/directeur Expertisecentrum en/of van het College van Bestuur nodig. Dien je aanvraag ten minste 8 weken van tevoren in. Lees meer >>

Duurzaamheid

De afgelopen periode heeft ons laten zien hoeveel mogelijkheden de digitale wereld ons biedt. Vraag jezelf af of het echt nodig is om op dienstreis te gaan, of dat vergelijkbare resultaten ook via digitale meetings gerealiseerd kunnen worden. 

Binnenlandse dienstreis

Voor binnenlandse dienstreizen maak je in principe gebruik van het openbaar vervoer. Als dat niet mogelijk is, dan kun je in overleg met je leidinggevende gebruikmaken van eigen vervoer, een taxi of huurauto. Voor informatie over het vergoeden van de kosten kijk je bij Vergoeding binnenlandse dienstreis.

Buitenlandse dienstreis

Plan je buitenlandse dienstreis in vijf stappen:

Stap 1: regel vooraf toestemming

  • Voordat je een buitenlandse dienstreis maakt, heb je toestemming nodig van je leidinggevende en het faculteitsbestuur of de directeur (bij kleurcode groen of geel).
  • Ga je voor je werk naar een gebied met veiligheidsrisico's (kleurcode oranje of rood), dan heb je vooraf ook toestemming nodig van het College van Bestuur en worden aanvullende voorwaarden aan de dienstreis gesteld.

Toestemming vraag je uiterlijk 8 weken voor de beoogde aanvang van de reis aan. Onderdeel van de aanvraag is een persoonlijke risicoanalyse. Met deze analyse bereid je je voor op eventuele risico’s, weet je wat je mogelijk kan verwachten en tref je voorbereidingen. 

Stap 2: boek je reis via UniGlobe

Als je een buitenlandse dienstreis maakt, boek je je reis via Uniglobe. De originele factuur stuurt Uniglobe door naar de universiteit. Je hebt hier geen omkijken naar.

Boek je een treinreis via een andere organisatie, dan kun je een voorschot aanvragen via Self Service voor de te maken kosten. Je moet dan wel binnen 6 weken na afloop van de dienstreis je declaratie indienen.

Stap 3: installeer de Chubb Travel app en download de verzekeringspas

Voor buitenlandse dienstreizen hoef je zelf geen zakenreisverzekering af te sluiten. Je kunt gebruikmaken van de collectieve verzekering van de universiteit. De polisvoorwaarden en de verzekeringspas vind je op de pagina Collectieve dienstreisverzekering. Download voorafgaand aan de reis de verzekeringspas en installeer de Chubb Travel app. Deze app maakt het mogelijk om  waarschuwingen te ontvangen voor het gebied waar je je bevindt. Ook kan (uitsluitend geautoriseerd personeel van) de universiteit hierdoor in onverhoopte noodgevallen zien in welk gebied je je bevindt gedurende de dienstreis en de nodige maatregelen treffen.

Stap 4: maak een afspraak voor vaccinaties

Ga je naar een land met een verhoogd gezondheidsrisico, dan kun je een afspraak maken met de afdeling VGM. Hier kun je terecht voor adviezen, vaccinaties en malariarecepten.

Stap 5: declareer je dienstreis via Self Service

Kosten voor logies, maaltijden, kleine uitgaven en transport declareer je via Self Service. Voor sommige kosten zijn er vaste vergoedingstarieven. Ook moet je voldoen aan een aantal voorwaarden. Voor meer informatie kijk je bij Vergoeding buitenlandse dienstreis.

Deze website maakt gebruik van cookies.  Meer informatie.