The first part of Vidatum, our new research management system for grants and research projects, went live at the start of November for the support and management of externally funded research projects. Remco de Kler, a project control coordinator at the Faculty of Social and Behavioural Sciences, shares his first experiences with the system. 

 ‘I’ve just entered the very first project in Vidatum (project number V0000001!). It takes a bit of getting used to but the program is very user-friendly, and entering the master data and budget is really intuitive. It’s all quite self-explanatory. The in-built workflow for starting a project, which means the four-eyes principle is automatically applied, also works brilliantly. 

 We used to have to enter the master data and budgets in separate places in SAP, and, apart from the monthly report, the project leader had no oversight of the current project status. We can now manage everything in one place and the project leader can view their project in real time, keep track of the deliverables and add comments for the project controllers, for example if the project is extended or the budget changes. 

 Setting up the pre-award phase (including the RfA procedure), time tracking and additional reports will still take a bit of effort from the various working groups. But if that works in the same way as the post-award phase, I’m confident this tool will take the control of externally funded projects at Leiden University to the next level.’  
 
More information   
For more information about Vidatum, see the page on the staff members site or contact Robbert Bosch, the Vidatum implementation project manager. 

Op 11 november wordt het eerste deel van de nieuwe research management tooling voor grants en onderzoeksprojecten (Vidatum) in gebruik genomen voor de ondersteuning en het beheer van extern gefinancierde onderzoeksprojecten. De ingebruikname start allereerst bij de faculteiten FWN, FSW en FdA.   
  
De eerste fase van de implementatie van Vidatum richt zich op de financiële projectbeheersing (post-award) van nieuwe toegekende projecten. Vanaf 4 november zullen alle financiële aspecten van deze nieuwe projecten in Vidatum worden beheerd. Voor bestaande projecten vindt de migratie naar Vidatum begin 2025 plaats.    

Momenteel wordt het systeem uitgebreid getest om ervoor te zorgen dat alles goed functioneert en eventuele problemen kunnen worden opgelost. Diverse collega’s, waaronder projectcontrollers van verschillende faculteiten, nemen deel aan deze tests. Daarnaast worden er trainingen georganiseerd om de eerste gebruikers van het systeem (met name projectcontrollers) optimaal voor te bereiden op het gebruik van Vidatum.       
   
In de volgende fasen wordt Vidatum verder uitgebreid met functionaliteiten voor de ondersteuning bij subsidieaanvragen (pre-award), het digitaliseren van goedkeuringsprocessen (Request for Approval) en managementrapportages. Vanaf 2025 kan Vidatum ook worden gebruikt voor het registreren van de bestede tijd aan onderzoeksprojecten.   

Vragen?

Heb je vragen of wil je meer informatie over de ingebruikname van Vidatum? Bekijk dan deze pagina voor meer informatie of neem contact op met Robbert Bosch, projectmanager Vidatum.

Implementation of the Research Management tooling for grants and research projects began successfully with supplier Vidatum in January. What is the aim of the project and what can we expect in the coming period? Project manager Robbert Bosch explains more. 

Let’s start by refreshing our memories: what is the aim of the project?

‘The aim of the project is to implement the Research Management tooling for grants and research projects. The focus is on grant applications and the financial management and accountability of research projects. An extensive tendering procedure ran last year and Vidatum emerged as the best supplier.’

Who and what is Vidatum?

‘Vidatum is a software supplier specialising in solutions for the complex world of research and grant management. They have extensive experience in streamlining solutions at universities and offer specialised software and services. Vidatum’s solution is called ‘Vidatum’ and looks to be a great fit for a needs and ambitions. And it is a user-friendly tool, which was an important criterion in the tender. We are also pleased that, with their experience at other universities, Vidatum is helping us implement the tooling.’

Why is it important to have this tooling?

‘In terms of research funding, there is a strong development towards larger complex programmes with a greater focus on strategic research objectives. This results in strict compliance requirements in various areas, including financial accountability, transparency, verifiability of conducted research and academic integrity. This increasing complexity makes it essential to have streamlined procedures and workflows that reduce the workload of researchers and research support professionals.’

What are the advantages of this tooling?

‘This tooling makes it as efficient as possible for researchers to meet requirements relating to acquiring, conducting and accounting for externally funded research. This makes it faster and easier for researchers and research support professionals alike to do their work. Vidatum also provides project leaders with real-time project budget tracking, reduces compliance vulnerability and offers extensive information for steering the project. Its implementation will also help us move closer towards common processes and practices and knowledge sharing about these.’

What can we expect in the coming period?

‘Over the next year and a half, Vidatum will be phased in at all institutes and faculties, in cooperation with the users involved. This will be a gradual process.’

Anything else you’d like to tell the network?

‘Keep a close eye on this newsletter for updates on the project. And if you have any questions, feel free to contact me via r.a.bosch@science.leidenuniv.nl.’

Op de aanbesteding voor de selectie van Research Management tooling voor grants en onderzoeksprojecten hebben vier leveranciers zich ingeschreven en een offerte uitgebracht voor hun tooling en dienstverlening. 

De offertes van de leveranciers/inschrijvers zijn uitgebreid beoordeeld door een beoordelingscomité met vertegenwoordigers vanuit diverse organisatieonderdelen. Daarnaast zijn alle vier de tools in een testopstelling door een brede groep potentiële gebruikers getest op gebruiksvriendelijkheid. 

Op basis van deze kwalitatieve beoordelingen gecombineerd met de prijs is de leverancier Vidatum als beste naar voren gekomen. Met deze leverancier is een overeenkomst gesloten en zal in januari gestart worden met de implementatie. Hierbij zal de tooling van Vidatum in de komende anderhalf jaar in samenwerking met de betrokken gebruikers bij alle faculteiten en instituten ingevoerd worden. 

Binnenkort volgt meer informatie over Vidatum en de implementatie. Voor vragen of suggesties kan je contact opnemen met Robbert Bosch (r.a.bosch@science.leidenuniv.nl) of Dennis Janssen (d.c.f.m.janssen@bb.leidenuniv.nl).

De Europese aanbesteding (openbare offerteaanvraag) voor research management-tooling is vorige maand (op 22 juli) gepubliceerd. Deze tooling draagt bij aan het voor de langere termijn professioneel en gebruiksvriendelijk ondersteunen van subsidieaanvragen (grants) en het budgetteren, monitoren en verantwoorden van onderzoeksprojecten, inclusief tijdschrijven.

Een aantal leveranciers van research management-oplossingen heeft serieuze interesse getoond in de aanbesteding. We verwachten, uiterlijk op 22 september, meerdere offertes waaruit we kunnen kiezen. Om deze keuze objectief te kunnen maken worden de offertes, op van tevoren bekendgemaakte criteria, beoordeeld door een beoordelingscomité met vertegenwoordigers vanuit verschillende disciplines en faculteiten.

Eén van de beoordelingscriteria  is de gebruiksvriendelijkheid van de tooling. Deze zal getest worden in een demo-omgeving die door de leverancier wordt aangeleverd. Naast de leden van het beoordelingscomité willen we ook andere collega’s voor wie dit relevant of interessant is van harte uitnodigen om deel te nemen. 

Oproep voor deelname aan de gebruiksvriendelijkheidstest
Vanuit de projectgroep voor de aanbesteding nodigen we je uit om deel te nemen aan de gebruiksvriendelijkheidstest. Deelname aan de test is mogelijk van 25 september tot 20 oktober. De test kan individueel en locatieonafhankelijk uitgevoerd worden, en zal naar schatting een tijdsinvestering van twee uur vragen. 

Hoewel iedereen van harte welkom is willen we hierbij een speciale oproep doen aan onderzoekers die ervaring hebben met de uitvoering van extern gefinancierde onderzoeksprojecten. Graag testen we de gebruiksvriendelijkheid van de aangeboden oplossing op onder andere de registratie van uren. Ken je onderzoekers die mogelijk geïnteresseerd zijn? Stuur deze oproep dan gerust door.
 
Neem contact op met Robbert Bosch om je aan te melden of voor meer informatie via: r.a.bosch@science.leidenuniv.nl, 06-45658881.