Als je een buitenlandse dienstreis maakt, dan heb je vooraf toestemming nodig van je leidinggevende. Regel je aanvraag minimaal 8 weken van tevoren. Heb je toestemming om te reizen? Dan kun je je reizen boeken via DGI. Om te kunnen boeken via DGI is eenmalig toestemming nodig om van een autoriserende boeker de rechten te verkrijgen tot de online omgeving.  Als je voor je werk wilt reizen naar een risicogebied met de kleurcode oranje en/of rood, heb je ook vooraf toestemming nodig van de universiteit.

Houd rekening met de volgende aspecten: 

• Duurzaamheid: Treinreizen hebben de voorkeur. Als trein niet mogelijk is, kies voor een directe vlucht. Vluchten boek je in principe alleen als die reis per trein langer dan 6 uur duurt of langer is dab 500 kilometer. Raadpleeg hiervoor de Travelmap Europe. 
• Veiligheid: Check de kleurcode van jouw bestemming op de pagina Reizen naar risicogebieden.
• Vergoedingen: voor je reis- en verblijfkosten vind je in de tarieflijst conform de regeling dienstreizen 
• Benodigde vaccinaties: Check je bestemming op een verhoogd gezondheidsrisico en win reizigersadvies in bij de verpleegkundigen van VGM Arbodienst. 
• Dienstreisverzekering: je kunt gebruikmaken van de collectieve dienstreisverzekering van de universiteit. 
• Duur van je reis: Ga je voor je werk langer dan een maand naar het buitenland? Check de afspraken rond werken in het buitenland. Vraag ook na wat de lokale verplichtingen zijn zoals een werk-/verblijfsvergunning en welke gevolgen er zijn voor je zorgeverzekering en sociale zekerheid. 

We hebben binnen de universiteit de afspraak dat je je buitenlandse reizen boekt via een reisorganisatie en niet direct bij een luchtvaartmaatschappij. Het is daarom verplicht om je vliegreizen via de reisagent van de universiteit te boeken. Sinds 20 juli 2026 werkt de universiteit samen met DGI, omdat het contract met UniGlobe verlopen was. Je reizen boek je via DGIbij voorkeur via de online omgeving. Dat zorgt ervoor dat de boekingen beter zijn te monitoren. Er wordt jaarlijks bekeken of er vliegreizen worden gedeclareerd.  

Verder voldoet de universiteit, via het boeken met DGI, aan de plicht om inzicht te verschaffen in de CO2-uitstoot en de zorgplicht voor haar medewerkers in bijvoorbeeld noodsituaties. Het heeft de sterke voorkeur om ook treinreizen, hotels en andere vormen van vervoer te boeken via DGI, maar dat is niet verplicht. 

Je kunt inloggen in de online omgeving van DGI via de tegel in BAS insite. Als je geen gebruik wilt maken van de online omgeving, is het ook mogelijk om DGI te mailen of te bellen met het verzoek om het full service team voor je laten zoeken en boeken.  

De reisagent (in de online omgeving) zorgt voor: 

• Snellere en directe facturatie in plaats van zelf voorschieten en losse declaraties. 
• Directe dekking van jouw reis door de universitaire reisverzekering. 
• Hulp bij het indienen van een vergoedingsclaim. 
• Duurzame keuzes en CO2 compensatie (directe doorberekening van CO2-tax). 
• Alert of je boekt naar land dat risicogebied is 
• Interactieve kaart met actuele paspoort- en visumvereisten 
• 24 uur per dag bereikbare spoeddienst  
• Offline full serviceteam voor hulp bij het boeken  
• Zorgplicht voor medewerkers in noodsituaties 
• Borging van onze beleidsafspraken op het gebied van (duurzaam) reizen, zoals:  
  • dienstreizen tot 500 km of met een reistijd tot 6 uur maak je met de trein in plaats van het vliegtuig  
  • economyclass vliegen en tweede klas treinreizen zijn de norm;  
  • zoveel mogelijk rechtstreekse vluchten boeken in plaats van met overstap. 

Ter ondersteuning van onze duurzaamheidsdoelen vragen we je om vóór het boeken eerst goed te kijken of de zakelijke reis echt nodig is. Misschien kan een afspraak of overleg ook online plaatsvinden. Is reizen nodig? Kies dan voor de meest duurzame optie. De universiteit heeft hiervoor afspraken gemaakt over trein- en vliegreizen. Dienstreizen tot 500 km of met een reistijd tot 6 uur maak je met de trein in plaats van het vliegtuig. Vluchten kun je dus (in principe) alleen boeken als de bestemming met de trein langer dan 6 uur reizen is. Op de Travelmap Europe  zie je welke steden onder deze regel vallen. Waar treinreizen niet mogelijk zijn, wordt zo veel mogelijk gekozen voor directe vluchten. 

In 2021 is afgesproken dat de uitstoot van vliegreizen wordt gecompenseerd met een CO2-tax van 20 euro per ton CO2. Dit bedrag wordt door DGI doorberekend aan de reiziger en elk kwartaal uitgekeerd aan Universiteit Leiden.  

DGI biedt een laagste ticketgarantie. Soms lijken tickets via DGI duurder, maar dit komt doordat er vaak extra services zijn inbegrepen. Denk aan bagage, ruimere wijzigings- of annuleringsvoorwaarden en ondersteuning bij het boeken. Daarnaast rekent DGI een kleine vergoeding voor de dienstverlening: €2 per regel per persoon voor online boekingen en €7 per regel per persoon voor offline boekingen. Een regel is bijvoorbeeld een vliegticket of hotelboeking. Bevat een boeking zowel een vliegticket als een hotel, dan telt dit als twee regels. Tenslotte worden er CO2 compensatiekosten gehanteerd. In 2021 is afgesproken dat de uitstoot van vliegreizen worden gecompenseerd met een CO2-tax van 20 euro per ton CO2. Dit bedrag wordt door DGI doorberekend aan de reiziger en elk kwartaal uitgekeerd aan Universiteit Leiden.  

In een reisprofiel kunnen persoonlijke gegevens en reiswensen worden opgeslagen, waardoor je bij het boeken van een reis minder gegevens hoeft in te vullen. Het gebruik van een reisprofiel is niet verplicht. Door middel van het aanmaken van een reisprofiel zijn jouw gegevens beschermd en afgesloten voor andere collega’s. Mocht een collega voor jou boeken dan kan je deze boeker hiervoor toestemming verlenen via de boekingstool.  

Let op: als je geen reisprofiel gebruikt, vul bij het boeken van een reis dan altijd namen conform je paspoort in. Verstuur nooit je paspoortgegevens naar een collega. Wil je met een ID-kaart reizen, neem dan contact op met het full serviceteam. 

Inloggen doe je via BAS InSite; dat gaat via Single Sign On. Mocht de tegel voor jou niet zichtbaar zijn in de bestelomgeving dan kan de gemachtigde van jouw afdeling/ instituut of factulteit je rechten geven via een aanvraag in BAS InSite. Weet je niet wie daartoe gemachtigd is, vraag dat dan na bij je leidinggevende. 

Bij DGI kun je terecht voor het boeken van: 

• Vluchten vanuit Nederland 
• Vluchten in het buitenland  
• Internationale treinreizen 
• Hotelovernachtingen 

• Overige vervoeropties zoals bijvoorbeeld een huurauto, een taxi, bus of veerpont  (vraag  het full serviceteam naar de mogelijkheden) 

Zoek naar de bestemming zoveel mogelijk in de lokale taal of in het Engels. Dus Den Haag of The Hague. 

DGI kan niet alles voor je regelen. Denk aan hotels die bij conferenties worden aangeboden, (kleine) hotels die je alleen lokaal kunt boeken, lokaal gekochte trein- en openbaar vervoertickets. Daarnaast hebben lokale vervoerders soms meer opties voor overige vervoersopties. Deze reiskosten kun je  declareren.  

Het heeft de sterke voorkeur om ook treinreizen, hotels en andere vormen van vervoer te boeken via DGI, maar dat is niet verplicht. Zie de tarieflijst voor de maximum bedragen die worden vergoed wat betreft de verblijfkosten tijdens de buitenlandse dienstreis. 

Via deze weg attendeert Universiteit Leiden de boeker bij iedere reis op de beleidsafspraken over reizen. Deze zijn van belang om rekening mee te houden bij het boeken van een buitenlandse dienstreis.   

Een boeker kan enkel alleen voor zichzelf of anderen boeken. Ben jij naast boeker ook autoriserende boeker, dan kan jij andere collega’s van jouw afdeling toegangsrechten geven voor ‘de dienstreizen tegel’/ ‘DGI online omgeving’ via BAS inSite. De autoriserende boeker bepaalt wie er mag boeken en mag voor zichzelf en anderen boeken. In BAS inSite is er naast de tegel om in te loggen bij DGI in dat geval een extra tegel toegevoegd in jouw portaal. Via een formulier in deze tegel geef jij jouw collega rechten. Het is voor een collega die nog geen rechten heeft niet mogelijk om dit zelf te faciliteren, dit gaat altijd via een gemachtigde boeker. Mocht jij geen boekingrechten hebben, dan kan jouw autoriserende boeker deze rechten voor jou aanvragen. 

Boekers die nu bekend zijn bij Uniglobe krijgen direct een account in de online omgeving van DGI. 

Als je voor 20 juli 2026 een reis hebt geboekt via UniGlobe die plaats vindt na 20 juli, blijven zij aanspreekpunt. Hun service loopt door totdat ze de laatste reizen hebben verwerkt. Nieuwe reizen boek je vanaf 20 juli 2026 via DGI.   

Het systeem van Uniglobe blijft open om geboekte reizen in te zien, mocht je vragen hebben of een wijzing of annulering willen doorvoeren dan kun je contact opnemen met Uniglobe. Telefoon: (088 202 30 80) of  mailen naar ultravel@uniglobeat.nl  

DGI gaat met de persoonsgegevens om zoals beschreven in de wet- en regelgeving.  

Je logt in in de online omgeving van DGI via de tegel in BAS InSite. Vervolgens wordt het inloggen bij DGI geregeld via een beveiligde Single Sign On-koppeling. 

Bij het inloggen in de online omgeving van DGI wordt standaard gevraagd om jouw naam in te vullen, jouw emailadres staat al ingevuld. Via het reizigersprofiel kan verder informatie ingevuld worden, dit is niet verplicht maar wel zo handig als je vaker een reis boekt. Paspoortgegevens zijn voor sommige vliegtuigmaatschappijen verplicht. Voor reizen binnen Europa is het mogelijk om te reizen met een ID-kaart. 

Na een reis is DGI verplicht volgens wet- en regelgeving om persoonsgegevens te verwijderen die niet meer nodig zijn. Wel worden geboekte reizen 7 jaar bewaard via de archiveringswetgeving. 

In geval van nood kan je 24 uur per dag contact op nemen met DGI op een noodnummer. In noodgevallen tijdens de reis kan een Whatsapp worden gestuurd naar: +44 161 884 5388  of gebeld worden met +44 161 884 5395    

In geval van nood kan je ook 24 uur per dag contact opnemen met onze afdeling Veiligheidszaken via +31 71  5 27 66 66 Of +31 320 33 13 43.  De universiteit moet op de hoogte moet zijn van waar haar medewerkers verblijven in het buitenland om ze in geval van nood te kunnen waarschuwen.  

Meereizen van partner of familie is mogelijk, dit wordt geboekt via het fullservice team van DGI. Betalingen voor partner of familie worden rechtstreeks met DGI geregeld, dit gaat niet via Universiteit Leiden. 

Een groepsreis tot 9 personen kun je boeken via het standaard proces in de online omgeving van DGI of via het full serviceteam. Een groepsreis van 9 personen of meer kun je alleen boeken via het full serviceteam. 

Markttarieven zijn de standaard die luchtvaartmaatschappijen aanbieden. Deze tickets moeten meestal direct worden bevestigd en vallen onder de reguliere voorwaarden voor wijzigingen en annuleringen. Academische tarieven komen voort uit exclusieve contracten met academische instellingen. Deze tarieven bieden vaak meer flexibiliteit, zoals lagere wijzigingskosten, extra bagagevrijstelling en de mogelijkheid om een reservering langer vast te houden voordat deze definitief wordt bevestigd. 

Weet je zeker dat je reisplannen niet meer veranderen? Dan kan een markttarief een goede keuze zijn. Heb je meer flexibiliteit nodig, bijvoorbeeld omdat reisdata nog kunnen wijzigen, dan is een academisch tarief vaak aantrekkelijker. 

De kosten voor logies, maaltijden, kleine uitgaven en vervoer kun je vergoed krijgen. De hoogte van de vergoeding is afhankelijk van het land waar je heen reist. Deze bedragen zijn terug te vinden in de tarieflijst vergoedingen verblijfkosten bij buitenlandse dienstreizen.  De reiskosten per trein (tweede klas) of vliegtuig, reisgerelateerde kosten (zoals voor o.a. toeslagen, bagage en visa) en verblijfkosten (logies, ontbijt, lunch en diner) worden vergoed conform de regeling Reis- en verblijfkosten dienstreizen Universiteit Leiden. 

Reis je naar een bestemming binnen Nederland dan gebruik je je Shuttel-kaart. Dus naar het vliegveld en naar het vertrekpunt van een internationale trein binnen Nederland gebruik je ook je Shuttel-kaart.

Dat hangt af van de aanbieder; bij sommige is er online wel de optie om een stoel te reserveren, bij andere niet. Helaas is er nog geen centrale tool om treinreizen mee te boeken, zoals voor vluchten. Vraag na bij DGI full serviceteam wat de mogelijkheden zijn.

Mocht jouw reis in aanmerking komen voor een KLM kortingsdeal, dan wordt deze prijs direct verwerkt door DGI.

De website van DGI vergelijkt alle mogelijke vliegtuigmaatschappijen die er zijn, hier wordt veel meer data verwerkt dan als je zoekt bij een vliegtuigmaatschappij. Bovendien worden de beleidsafspraken over reizen toegepast op de zoekresulaten. Zo worden er waar mogelijk waarschuwingen getoont als de reis in strijd is met de beleidsafspraken. 

Via het Full Service team; de verwachting is dat dit eind 2026 ook online zal kunnen. 

In de online omgeving kun je via het filter ‘bagage’ bagage toevoegen aan de reis. Als je het filter aanzet worden alleen de opties met bagage weergegeven. Bij sommige vluchten zit standaard bagage. Dit is weergegeven via het cijfer achter het koffersymbool. Heb je speciale bagage met bijvoorbeeld afmetingen die niet standaard zijn? Neem dan contact op met bij Full Service Team van DGI.

Je wordt door zowel de luchtvaartmaatschappij genotificeerd, als door DGI, zodat de omboeking gefaciliteerd kan worden. DGI verwerkt de wijzigingen in volgorde van vertrektijd, dus het kan zijn dat dit langer duurt dan de notificatie van de luchtvaartmaatschappij.

Er is geen bedenktijd. Zodra het ticket geboekt is, zijn alle aanpassingen conform de voorwaarden van het specifieke ticket. Een wijzigingsverzoek kun je indienen via de online omgeving, zie hiervoor de handleiding van DGI.

Gebruik bij het zoeken in de online omgeving de Engelse of lokale benaming van plaatsnamen. Bijvoorbeeld Den Haag of The Hague. Geef bij het zoeken van een hotel een specifieke locatie aan in plaats van alleen een stad. Niet Amsterdam maar straatnaam + stad of postcode + stad 
of gebouw in de buurt, bijvoorbeeld Rijksmuseum Amsterdam.  

In de lijst met hotels zie je enkel hotels waar op dat moment kamers beschikbaar zijn. 

Op de medewerkerswebsite vind je op de volgende pagina's meer informatie: 

• Buitenlandse dienstreizen 
• Boeken van een reis met DGI (handleiding) 
• Veilig reizen 
• Gezondheidsadvies en vaccinaties  
• Dienstreisverzekering 
• Tarieflijst-verblijfkosten-buitenlandse-dienstreizen 
• Regeling reis- en verblijfkosten in verband met dienstreizen 

Komt het regelmatig voor dat DGI een bepaalde vlucht niet voor je kan boeken, dan horen we dat graag via inkoop@ufb.leidenuniv.nl