Universiteit Leiden

nl en

Reizen naar risicogebieden

Als je voor je werk wilt reizen naar een gebied met veiligheidsrisico's, heb je vooraf toestemming nodig van de universiteit. Als werkgever zijn wij namelijk medeverantwoordelijk voor je veiligheid en gezondheid.

Een risicogebied is een gebied waarvoor het ministerie van Buitenlandse Zaken code rood of code oranje heeft afgegeven. Wil je een dienstreis maken, let dan goed op het reisadvies en de kleurcode. Elk reisadvies heeft een eigen procedure en aanvraagformulier. De kleurcodes kun je opzoeken:

Afwegingen

Wil je een dienstreis maken naar een risicogebied, dan beoordeelt de universiteit de noodzaak van de reis. De afwegingen om een dienstreis niet als noodzakelijk te bestempelen, zijn: 

  • duur, aard en risico’s van de reis.
  • impact op werk of onderzoek als de reis niet kan doorgaan.
  • kosten die de universiteit moet maken als een repatriëring noodzakelijk is.
  • de kans dat repatriëring niet mogelijk is en je langer in het buitenland moet blijven.

Rood betekent niet reizen. Alleen in zeer uitzonderlijke situaties kan het College van Bestuur (CvB) toestemming geven voor een dienstreis naar een gebied met kleurcode rood. Bijvoorbeeld als een reis absoluut noodzakelijk is voor de voortgang van het onderzoek of werk en uitstel van de reis niet mogelijk is.

Toestemming aanvragen

  1. Veiligheidstraining

    Controleer in de landenlijst of de driedaagse training ‘hostile environment awareness training’ (HEAT) training vereist is. Het certificaat van de training mag maximaal 5 jaar oud zijn. Deze heb je nodig bij het indienen van je aanvraag. Aanmelden voor de training kan via veiligheidszaken@bb.leidenuniv.nl, onder vermelding van je naam en het SAP-nummer waarop je de kosten van de training kunt boeken.

  2. Registratie bij Buitenlandse Zaken

    In geval van nood is het goed als je gegevens ook bij Buitenlandse Zaken bekend zijn. De ambassade of het consulaat kan je in dat geval bereiken. Je kunt je registreren bij het ministerie van Buitenlandse Zaken.

  3. Aanvraagformulier

    Vul het Aanvraagformulier Dienstreis Buitenland kleurcode rood in en dien deze ten minste 8 weken van tevoren in.

    Let op: voor reizen naar het Verenigd Koninkrijk, gebruik je het Aanvraagformulier dienstreis buitenland groen of geel (.docx)

  4. Akkoord leidinggevende

    Bij akkoord legt je leidinggevende je aanvraag voor aan het faculteitsbestuur, de mandaathouder of de directeur van je eenheid.

  5. Besluit CvB

    Als het faculteitsbestuur, de mandaathouder of de directeur het eens is met de noodzaak van de dienstreis op het geplande moment, dan legt het Internationaal Incidenten Team (ITT) het voor akkoord voor aan het CvB.

Op basis van een risico-inventarisatie wordt beslist of je kunt gaan of niet. Er kunnen voorwaarden aan de toestemming worden verbonden, zoals het maken van een veiligheidsplan.

Oranje betekent alleen reizen als het noodzakelijk is. Dat betekent dat je je werk niet kunt doen zonder de reis te ondernemen. En dat je de reis niet kunt uitstellen tot een latere datum. 

Toestemming aanvragen

  1. Registratie bij Buitenlandse Zaken

    In geval van nood is het goed als je gegevens ook bij Buitenlandse Zaken bekend zijn. De ambassade of het consulaat kan je in dat geval bereiken. Je kunt je registreren bij het ministerie van Buitenlandse Zaken.

  2. Aanvraagformulier

    Vul het Aanvraagformulier Dienstreis Buitenland kleurcode oranje in en dien deze ten minste 8 weken van tevoren in.

    Let op: voor reizen naar het Verenigd Koninkrijk, gebruik je het Aanvraagformulier dienstreis buitenland groen of geel (.docx)

  3. Akkoord leidinggevende

    Bij akkoord legt je leidinggevende je aanvraag voor aan het faculteitsbestuur, de mandaathouder of de directeur van je eenheid.

  4. Besluit Internationaal Incidenten Team (ITT)

    Als het het faculteitsbestuur, de mandaathouder of de directeur het eens is met de noodzaak van de dienstreis op het geplande moment, dan besluit het ITT namens het CvB.

Op basis van een risico-inventarisatie wordt beslist of je kunt gaan of niet. Er kunnen voorwaarden aan de toestemming worden verbonden, zoals het maken van een veiligheidsplan of het volgen van een veiligheidstraining. Is het nodig om een veiligheidstraining te volgen? Controleer in de landenlijst of de driedaagse training ‘hostile environment awareness training’ (HEAT) training een vereiste is.

Geel betekent dat er veiligheidsrisico's zijn die afwijken van wat je in Nederland gewend bent. Groen betekent dat de veiligheidsrisico's vergelijkbaar zijn met die in Nederland.

Toestemming aanvragen

  1. Registratie bij Buitenlandse Zaken

    In geval van nood is het goed als je gegevens ook bij Buitenlandse Zaken bekend zijn. De ambassade of het consulaat kan je in dat geval bereiken. Je kunt je registreren bij het ministerie van Buitenlandse Zaken.

  2. Aanvraagformulier

    Vul het Aanvraagformulier dienstreis buitenland groen of geel (.docx) in en dien deze ten minste 8 weken van tevoren in.

  3. Besluit faculteitsbestuur of directeur van je eenheid

    Je leidinggevende legt je aanvraag voor aan het faculteitsbestuur of de directeur van je eenheid.

Het reisadvies verandert voordat je op reis gaat

Wijzigt het reisadvies naar kleurcode oranje of rood, neem dan zo snel mogelijk contact op met het faculteitsbestuur, de mandaathouder of de directeur. Het kan zijn dat we de toestemming voor de dienstreis intrekken of dat we aanvullende voorwaarden stellen.

Je bent in een gebied waar de situatie plotseling verandert

Soms kan een situatie acuut veranderen, bijvoorbeeld door een natuurramp of aanslag. Ook door de huidige Covid-pandemie kan een reisadvies snel wijzigen. Je kunt je via e-mail abonneren op het reisadvies van het gebied waar je bent of regelmatig de 24/7 BZ Reis app checken. Of kijk op het Twitteraccount van BZ Reisadvies. Zo blijf je goed op de hoogte.

Kleurcode verandert naar rood

Reis je in een gebied waarvan de kleurcode wijzigt naar rood?

Kleurcode verandert naar oranje

Reis je in een gebied waarvan de kleurcode groen of geel wijzigt naar oranje? 

  • Neem dan zo snel mogelijk contact op met het alarmnummer van onze reisverzekeraar ACE Assistance: +31 010 289 3536 (24/7 bereikbaar).
  • Het polisnummer van de universiteit is NLBBBA04490. 

Volg in dergelijke situaties alle instructies van of namens de universiteit direct op. Evenals eventuele instructies door of vanwege de Nederlandse overheid. Heb je een niet-Nederlandse nationaliteit, dan volg je de instructies van de overheid van je land van herkomst.

Deze website maakt gebruik van cookies.  Meer informatie.