Hoe BAS InSite werkt
In BAS InSite wordt gewerkt met workflows, taken en rollen. Deze bepalen hoe processen verlopen en wie welke actie moet uitvoeren.
Bij een actief dienstverband krijgt iedere medewerker automatisch toegang tot het systeem. Medewerkers kunnen taken starten en indienen en hebben in sommige gevallen ook de mogelijkheid om goedkeuringen te geven. Daarbij zijn zij verantwoordelijk voor een tijdige uitvoering van hun taken en voor een correctes. en volledige invoer van gegevens.
Wat zijn workflows, taken en rollen?
Workflows
Workflows zorgen ervoor dat processen in BAS InSite volgens vaste stappen verlopen. Taken volgen uit deze workflows en komen in het takenoverzicht van de betrokken medewerker(s). Medewerkers zijn zelf verantwoordelijk voor het regelmatig controleren van hun takenoverzicht in BAS InSite. Ter ondersteuning ontvangen zij wekelijks een e-mail wanneer er taken openstaan die langer dan twee werkdagen niet zijn afgehandeld.
Taken
Taken zijn concrete acties die een gebruiker moet uitvoeren binnen een workflow. Deze verschijnen in het takenoverzicht van de gebruiker in BAS InSite. Ook is er een mogelijkheid voor goedkeurders om taken over te dragen aan een tijdelijke vervanger tijdens verlof.
Als een taak wordt afgekeurd, gaat deze terug naar de aanvrager. De aanvrager kan de aanvraag dan aanpassen en opnieuw indienen, of ervoor kiezen om de aanvraag in te trekken. In sommige gevallen is aanpassen niet mogelijk en moet de aanvraag opnieuw worden ingediend.
Rollen
Rollen bepalen wie binnen een workflow taken mag uitvoeren, zoals het aanmaken of goedkeuren van aanvragen. Deze rollen zijn gekoppeld aan functies binnen de organisatie, niet aan specifieke personen. Daardoor blijft het proces hetzelfde wanneer iemand van functie verandert of een nieuwe medewerker een functie overneemt.
Verloop van een workflow
Elke workflow bestaat uit één of meer taken. In de workflow is vastgelegd welke rol of gebruiker een taak ontvangt. Afhankelijk van de inrichting van het proces kan een taak aan één of meerdere personen worden toegewezen.
1. Start van het proces
Een medewerker begint het proces door middel van het opstarten van een aanvraag of wijziging. Dit kan voor de medewerker zelf zijn, of vanuit een rol als bijvoorbeeld leidinggevende of voorbereider.
2. Automatisch genereren van een taak
Het systeem genereert vervolgens automatisch een taak voor de volgende rol in het proces.
3. Uitvoeren van de taak
De gebruiker die de taak ontvangt bepaalt de volgende stap, bijvoorbeeld goedkeuren, aanpassen, of afkeuren.
4. Afronden van de taak
De taak gaat volgens de workflow automatisch naar de volgende stap. Zodra alle stappen zijn doorlopen, wordt de workflow afgerond. De wijziging of aanvraag wordt daarna in de meeste gevallen automatisch in het systeem verwerkt.
Afkeuren van een taak
Wanneer een taak in de workflow wordt afgekeurd, gaat deze terug naar de aanvrager van de actie. De aanvrager kan vervolgens:
- De actie aanpassen en opnieuw indienen;
- De actie intrekken als deze niet meer nodig is.
Afhankelijk van de workflow kunnen sommige acties niet worden aangepast. In dat geval moet de actie opnieuw worden ingediend.
Vragen en meer informatie
Informatie over de administratieve processen op de Helpdesk portal wordt doorlopend aangevuld en aangescherpt. Specifieke BAS-informatie vind je ook via de de Quick Reference Cards (QRC) in de Helpdesk portal.