Je kunt naar het buitenland gaan voor een korte dienstreis (maximaal een maand) voor bijvoorbeeld het bezoeken van een congres, veldwerk of overleg met buitenlandse wetenschappers. Stem dit altijd van tevoren af met je leidinggevende voor goedkeuring. Lees over buitenlandse dienstreizen voor meer informatie, inclusief reizen naar risicogebieden.

Als je werkzaamheden in het buitenland langer dan een maand duren, meld je dit vooraf bij je leidinggevende en HR-adviseur. Hiervoor is namelijk toestemming nodig van het faculteitsbestuur of de directeur van het expertisecentrum en het College van Bestuur. Bespreek het tijdig (bij voorkeur drie maanden voor de start van het werk in het buitenland), zodat jouw specifieke situatie en eventuele gevolgen goed kunnen worden beoordeeld. Je ontvangt na melding een vragenlijst.

Deze toestemmingsprocedure staat los van de veiligheidsbeoordeling voor reizen naar gebieden met kleurcode rood of oranje. Lees meer over buitenlandse dienstreizen voor informatie over voorwaarden en procedure wat betreft veiligheid.

Wanneer inreizen naar Nederland (nog) niet mogelijk is, adviseren wij om het dienstverband uit te stellen. Mocht uitstel niet mogelijk zijn, dan is voorafgaand toestemming nodig van het faculteitsbestuur of de directeur van het expertisecentrum en het College van Bestuur om vanuit het buitenland te werken. Als het in het belang van de universiteit is om dit toe te staan, wordt het samen met jou en je HR-adviseur geregeld. Dit kost tijd omdat de universiteit hierbij afhankelijk is van externe (overheids)partijen. Bespreek het verzoek daarom tijdig met je leidinggevende (bij voorkeur drie maanden voor de start van het werk in het buitenland). Je ontvangt dan een vragenlijst, zodat de situatie goed kan worden beoordeeld.

Soms heb je specifieke toestemming van de lokale autoriteiten nodig om in een land te mogen werken en/of daar voor langere tijd te verblijven. Vooral als je als EU-burger wilt werken buiten de EU of als niet-EU-burger in (de meeste) andere landen. Dit verschilt per situatie en per land. Bekijk met je leidinggevende hoe jullie je van tevoren goed kunnen (laten) informeren door bijvoorbeeld de ambassade of een adviesbureau met lokale expertise. Je kunt als medewerker terecht bij het SCIS voor immigratie- en/of grensformaliteiten voor Nederland. 

Er wordt geen toestemming gegeven voor werken vanaf een vakantieadres (inclusief tweede huis). Vakantie is bedoeld om bij te komen van werk. Bovendien kan het werken in het buitenland onbedoelde financiële of juridische gevolgen hebben, voor jou als werknemer en de universiteit als werkgever. 

Voor internationale medewerkers zijn uitzonderingssituaties mogelijk. Ga je bijvoorbeeld met Kerst naar familie in het buitenland en wil je vanwege de afstand nog langer blijven? Bespreek dan met je leidinggevende of je maximaal twee weken (op jaarbasis) aansluitend aan je verlof vanuit daar kunt werken. 

Als je nevenwerk in het buitenland gaat verrichten, kan dat van invloed zijn op je sociale zekerheidspositie. Ga je bijvoorbeeld werken voor een Belgische universiteit, dan kan de Belgische sociale zekerheid van toepassing worden op je werk voor de Universiteit Leiden. Je moet dan een Belgische zorgverzekering afsluiten en je bent niet langer in Nederland verzekerd voor bijvoorbeeld de WW, ZW en WIA. Je betaalt dan geen premies meer in Nederland, maar (soms hogere) premies in België. 

Meld daarom tijdig (bij voorkeur 3 maanden voor de startdatum) je wens tot buitenlands nevenwerk bij je leidinggevende en HR-adviseur. Niet alleen het verzoek tot nevenwerk moet worden beoordeeld, maar ook de mogelijke gevolgen voor je sociale zekerheid. Je ontvangt daarom na melding een vragenlijst. Daarnaast ben je voor alle nevenwerkzaamheden verplicht deze te melden in Self Service.

Een verhuizing naar het buitenland heeft effect op je werk. Soms is het door de afstand niet langer mogelijk om in Leiden en/of Den Haag te werken. Meestal betekent een verhuizing dan ook dat je ontslag neemt. Bespreek tijdig (drie maanden van tevoren) je verhuisplannen met je leidinggevende en HR-adviseur, zodat er afspraken gemaakt kunnen worden over jouw werkzaamheden. Als je na je verhuizing (deels) vanuit het buitenland wil werken, heb je voorafgaand goedkeuring nodig van de universiteit.

De afronding van een proefschrift betreft werkzaamheden die niet zomaar vanuit het buitenland gedaan mogen worden. Wanneer er enkel sprake is van privébelangen wordt er geen toestemming gegeven voor werken vanuit het buitenland.