Universiteit Leiden

nl en

Incidentele vergoedingen

Naast de vergoedingen voor dienstreizen, woon-werkverkeer en verhuizen zijn er een aantal kleinere incidentele vergoedingen waar u mogelijk voor in aanmerking komt. U leest hier meer over de maaltijdvergoeding, de BHV-vergoeding en het vergoeden van een beeldschermbril.

1. Maaltijdvergoeding

Je kunt in aanmerking komen voor een maaltijdvergoeding bij een dienstreis, een zakelijke bespreking of overwerk. Werk je minstens twee uur over en voorziet de universiteit niet in een maaltijd? Dan kom je in aanmerking voor een maaltijdvergoeding bij overwerk van maximaal €23,71. Als je kosten maakt voor een maaltijd tijdens een zakelijke bespreking kun je deze declareren. Neem hier bij wel de normen van redelijkheid in acht. Je kunt  de kosten van uw maaltijd declareren via Self Service.

De regels rond het declareren van maaltijden tijdens dienstreizen zijn anders. Meer informatie hierover vind je op de pagina dienstreizen.

2. BHV-vergoeding

Als bedrijfshulpverlener draag je een extra verantwoordelijkheid bovenop de verantwoordelijkheid van jouw reguliere functie. Je volgt een aantal oefeningen en daarvoor ontvang je jaarlijks een bruto vergoeding. Die kan oplopen tot € 320, als je minimaal 6 oefeningen bijwoont. In de volgende gevallen kom je daarnaast in aanmerking voor nog een extra vergoeding:

  • Ben je tevens ademluchtmaskerdrager? Dan ontvang je een extra bruto vergoeding van € 135 per jaar.
  • Ben je ploegleider bedrijfshulpverlening? Dan ontvang je een extra bruto vergoeding van € 120 per jaar.
  • Ben je vijf jaar lang onafgebroken bedrijfshulpverlener? Dan ontvang je een extra bruto vergoeding van € 220.

3. Beeldschermbril

Verricht je minimaal twee uur per dag beeldschermwerk? En kun je met een reguliere bril of lenzen het beeldscherm toch niet goed zien? Dan kom je mogelijk in aanmerking voor een tegemoetkoming in de kosten voor een beeldschermbril en vergoeding van de kosten van het oogonderzoek door de opticien.

Voorwaarden tegemoetkoming beeldschermbril en oogonderzoek

  • Het onderzoek van de opticien moet gericht zijn op de ogen in relatie tot beeldschermwerk. Normale oogcorrectiemiddelen worden niet vergoed.
  • De beeldschermbril moet worden aangeschaft bij een opticien.
  • Vergoeding totale bril is maximaal € 375,- (inclusief btw).
  • Je moet een originele factuur van de opticien overleggen, waarop staat dat het om een beeldschermbril gaat. Op de factuur staan de kosten van het oogonderzoek en de kosten van het montuur en glazen.
  • Factuur is uit hetzelfde jaar als het jaar waarin je de bril declareert.
  • Je kunt een keer in de drie jaar een tegemoetkoming vragen. 
  • Blijkt uit oogonderzoek door een opticien dat je eerder (dan na drie jaar) een nieuwe beeldschermbril nodig heeft? Dan kun je – als de opticien vindt dat dit vereist is – binnen drie jaar opnieuw om vergoeding vragen voor zowel beeldschermbril als het oogonderzoek. 

Bedrijfsarts

Een bezoek aan de bedrijfsarts is alleen nodig als de gevraagde vergoeding meer bedraagt dan de maximale € 375,-.  De bedrijfsarts moet dan schriftelijk verklaren dat die specifieke beeldschermglazen voor u noodzakelijk zijn. U neemt in dat geval de meest recente uitslag van de oogmeting door de opticien mee naar de bedrijfsarts. De verklaring van de bedrijfsarts voegt u toe aan uw declaratie.

Vergoeding aanvragen

Om de vergoeding aan te vragen, vult u het formulier beeldschermbril in. Daarbij voegt u de originele factuur toe. Op de factuur moeten de kosten van het oogonderzoek, het montuur en de glazen gespecificeerd zijn. U krijgt de vergoeding vervolgens uitbetaald bij uw salaris.

Vergoedingen voor promovendi

De vergoedingsregelingen gelden voor alle aangestelde promovendi, incl. contractpromovendi. Daar waar vergoedingsregelingen ook voor buitenpromovendi gelden, wordt dat hieronder vermeld.

Vergoeding reis- en cursuskosten (alleen voor aangestelde en contractpromovendi)

  • Aangestelde promovendi (PhD candidates en PhD Fellows) en contract promovendi kunnen tot maximaal €5,000 aan kosten declareren bij het Instituut waar zij zijn aangesteld. Het exacte bedrag is afhankelijk de noden en aard van het onderzoek. Dit is van toepassing op kosten die gemaakt worden voor accommodatie, cursussen, conferenties, studiedagen en studiereizen, lidmaatschap van wetenschappelijke organisaties, en de aanschaf van wetenschappelijke literatuur (dit laatste voor maximaal €1,000). Voordat kosten kunnen worden gedeclareerd via SelfService, dient eerst toestemming te worden gevraagd voor het maken van deze kosten bij de Wetenschappelijk Directeur van het Instituut (of de afdelingsvoorzitter) en de begeleiders.

Vertaalkosten

  • Hiervoor bestaat geen regeling die specifiek voor promovendi geldt.
  • Het staat afdelingen en instituten vrij om hun promovendi (incl. buitenpromovendi) middelen ter beschikking te stellen voor kosten die niet betaald kunnen worden uit het reis- en cursusbudget. Het komt geregeld voor dat de promotor daartoe eigen derdegeldstroommiddelen aanwendt. Zeker indien de promovenda/-us een bijdrage heeft geleverd aan dat derdegeldstroomonderzoek of -onderwijs kan dat voor de hand liggen.

Lay-out kosten proefschrift in de Meijers reeks

  • Tot nu toe is het uitgangspunt dat indien een proefschrift (of enig ander boek) opgenomen wordt in de Meijersreeks (na besluitvorming van de meest betrokken programmacoördinator), de Graduate School de lay-out kosten voor haar rekening neemt tot een maximumbedrag van €2.500,-. Dit geldt ook voor proefschriften van buitenpromovendi. Het maximumbedrag is gebaseerd op de lay-outkosten van een proefschrift dat binnen de in art. 13 lid 7 van het Promotiereglement gestelde maximale grens van 100.000 woorden valt.
  • In geval van overschrijding van die grens is er sprake van meerkosten die in rekening worden gebracht bij de afdeling/instituut waar de promotor werkzaam is. Hiervoor moet vooraf toestemming worden gevraagd aan de afdelingsvoorzitter.
    Voor buitenpromovendi geldt dat zij geacht worden de meerkosten voor hun rekening  te nemen.

Drukkosten proefschrift

  • Drukkosten worden tot een maximaal bedrag van € 1.150,- door de Graduate School vergoed. Deze regeling geldt ongeacht of het boek verschijnt in de Meijers reeks en ongeacht om welk type promovendus het gaat. U kunt uw factuur voor de drukkosten declareren tot een max. bedrag van € 1650,- Deze drukkosten worden deels door de UBL vergoed (€ 500,-) en deels door het E.M. Meijers Instituut (tot een max. van € 1150,-). 

    Om in aanmerking te komen voor de UBL vergoeding dient u appendix B in te vullen en toe te sturen aan de UBL (zie ook informatie proefschrift aanleveren). Indien de factuur meer bedraagt dan € 500,-, declareert u het resterende bedrag tot een max van € 1150,- bij het E.M. Meijers Instituut. Promovendi met een aanstelling doen dit via SelfService. Alle andere promovendi kunnen dit via een digitaal formulier indienen (incl. de factuur). Voor het benodigde sapnummer kunt u een email sturen.
  • Indien de drukkosten hoger uitvallen, komen de meerkosten voor rekening van de promovendus.

Overig

  • Bijdragen van LUF. Alleen buitenpromovendi en studenten kunnen nog een beroep doen op het LUF voor deelname aan een buitenlands congres  o.a. voor duurdere buitenlandse reizen  of anderszins. Voor aangestelde promovendi met andere financieringsmogelijkheden bestaat deze mogelijkheid niet meer.
  • Bijdragen van de Graduate School voor promovendi activiteiten. De Graduate School heeft budget (€4.250) voor  promovendi-borrels en –bijeenkomsten e.d.  De promovendi-vertegenwoordiger initieert dergelijke activiteiten en het budget wordt beheerd  door de vice-decaan. Ook is er budget beschikbaar voor meer integratie van contractpromovendi.
  • Afspraken mbt eventuele vergoeding van overige kosten mbt de promotie, zoals receptie en anderszins liggen geheel bij de instituten.
Deze website maakt gebruik van cookies.  Meer informatie.